16 правил этикета телеконференций

Сегодня, благодаря передовым технологиям, любой человек в мире может организовать конференцию. Телеконференция — отличный способ вовлечь стороны, которые не могут лично присоединиться к конкретному собранию.

Деловые встречи станут более гибкими и продуктивными, если вы включите некоторые передовые инструменты, такие как приложение ezTalk Cloud Meeting. Здесь вы можете найти несколько способов обмена файлами или документами, а также записывать телеконференции или встречи.

Тем не менее, существуют правила этикета телеконференций, которым должны следовать все, чтобы уважать друг друга и чтобы встреча прошла гладко со всеми участниками. Должен быть положительный результат встречи, а также хорошее впечатление у вовлеченных сторон, потому что отсутствие этикета телеконференции не может дать никаких эффективных и желаемых результатов.

Ниже приведены правила, которые можно и нельзя использовать при проведении телеконференций .

1. Звоните из бесшумного места.

Все участники телеконференции могут слышать каждый ваш шум. Вы должны закрыть дверь, или вы можете рассмотреть возможность размещения таблички «Не беспокоить» или «В сеансе телеконференции» на своей двери. Таким образом, никто посторонний не потревожит вас во время встречи.

2. Звоните вовремя.

Вы должны быть пунктуальны. Убедитесь, что вы, как участник собрания, пришли вовремя. Если вы опоздаете и заставите их ждать, это не произведет на окружающих хорошего впечатления. Кроме того, опоздавшие абоненты могут прервать обсуждение и отвлечь остальных.

3. Представьтесь официально.

Вы должны представиться своим полным именем, а не только фамилией или именем. Вы должны представить себя в позитивном ключе. Кроме того, когда вы представитесь своим полным именем, другие запомнят ваше имя, а не только фамилию или имя.

4. Произнесите свое имя, прежде чем говорить.

Ваши коллеги-участники могут не узнавать ваш голос или лицо, особенно если это ваш первый раз или вы редко участвуете в телеконференциях и не находитесь рядом. Таким образом, вы можете просто произнести свое имя, прежде чем комментировать или обсуждать что-либо.

5. Соблюдайте дресс-код и будьте уверены в себе.

То, что вы не встречаетесь лично, не означает, что вы не обращаете внимания на то, что на вас надето, когда присоединяетесь к телеконференции. Вы должны правильно одеваться для своих встреч. Если вы являетесь ведущим телемоста, вы должны быть более осторожными в выборе одежды. Или, если вы подаете заявление о приеме на работу, вы должны соблюдать этот этикет телеконференции, точно так же, как вы находите время, чтобы одеться, когда лично идете на собеседование.

6. Будьте удобными.

Найдите наиболее удобное сидячее положение, так как во время телеконференции вы можете сидеть часами. Не скрещивайте и не скрещивайте ноги, чтобы вы могли больше сосредоточиться на обсуждении. Если вы всегда меняете свою позицию, вы можете отвлекать других и не будете приветствоваться другими, особенно когда это видеоконференция .

7. Заранее подготовьте все необходимые документы.

Вы должны заранее подготовить все значимые документы или файлы, необходимые для телеконференции или встречи. Материалы должны быть разосланы заранее по электронной почте всем вовлеченным сторонам. Если вы не получили какие-либо материалы хотя бы за день до встречи, вы можете заранее запросить запрос у коллеги.

8. Не перетасовывайте бумаги и не разговаривайте с другими участниками.

Помните, что любой шум, который вы издаете, будет отвлекать других участников. Вы должны быть осторожны, чтобы другие могли хорошо слышать обсуждение. Поэтому не разговаривайте также с другим человеком, когда говорит кто-то еще на собрании.

9. Не пользуйтесь телефоном.

По возможности не пользуйтесь мобильными телефонами или другими гаджетами во время телеконференции. Существует потенциально плохое соединение или статический результат, который снизит ценность и качество телеконференции для других сторон. Вы должны выключить телефон, так как он также может звонить, что может отвлекать других участников.

10. Никогда не переводите вызов на удержание.

Когда вызов находится на удержании, может возникнуть нежелательный звук, который будет мешать проведению телеконференции. Это сильно отвлечет других участников встречи.

11. Избегайте еды.

Хотя вы можете находиться в своей зоне комфорта во время встречи, вы должны избегать еды в это время. Вы должны закончить свои закуски или приемы пищи, прежде чем присоединиться к телеконференции.

12. Будьте внимательны и активны.

Во время встречи нужно быть внимательным. Благодаря этому вы сможете понять, о чем идет речь. Поэтому, если у вас есть какие-то вопросы, вы будете задавать только актуальные, и вы не далеки от темы. Кроме того, если у вас есть какие-то идеи, которые вы можете внести, это будет хорошо для группы.

13. Держите стол в чистоте.

Отложите в сторону все свои личные вещи, и ваш стол должен содержаться в чистоте. На совещании такие вещи, как ваш телефон, бумажник или еда, могут отвлекать вас и других участников. Уберите беспорядок, чтобы вы также могли произвести положительное впечатление на других.

14. Не отвечайте на все электронные письма.

Во время телеконференции вы должны отвечать только на соответствующие электронные письма. Таким образом, вы будете продуктивны и будете синхронизированы с другими участниками.

15. Придерживайтесь повестки дня.

Убедитесь, что вы все придерживаетесь повестки дня собрания и что все они охвачены. Всегда оставайтесь в теме. Таким образом, у вас будет успешная встреча.

16. Будьте хорошим хозяином.

Как ведущий, вы должны быть вовремя, вы должны приветствовать каждого из участников и периодически связываться со всеми участниками, чтобы узнать, есть ли у них комментарии, предложения или вопросы. Убедитесь, что все чувствуют себя комфортно и хорошо проводят время во время и после телеконференции.

Вывод

Для успешной встречи необходимо соблюдать этикет телеконференции . Итак, имейте в виду, что вы должны быть вежливы, уверенны в себе, активны и пунктуальны.