Виртуальные деловые встречи: все, что вам нужно знать

Виртуальная встреча — это встреча, проводимая в цифровом формате. Физической инфраструктуры нет, и участники собрания физически не присутствуют друг с другом. Это подразумевает передовое использование технологий для сбора множества людей на собраниях из разных мест по всему миру и их соединения через общую среду.

Это возможно с помощью видеоконференций или телеконференций; при этом создано виртуальное пространство для деловых встреч, проходящих в режиме реального времени. Это означает, что все участники живы на собрании. Виртуальные встречи обычно проводятся известными компаниями для проведения деловых встреч со своими деловыми партнерами, находящимися далеко, что делает их более популярными под названием виртуальных деловых встреч.

Часть 1: Что такое виртуальная встреча?

Виртуальные встречи не только более успешны, чем традиционные встречи, но и имеют много других преимуществ. Для традиционной встречи в физическом пространстве людям нужно путешествовать и приходить в конференц-зал или офис. Теперь это может быть очень беспокойно, если предполагаемые участники встречи находятся очень далеко друг от друга, в разных регионах, а также в разных странах.

Функции:

С помощью виртуальных деловых встреч открываются большие возможности для укрепления доверия, участия и командного духа между заинтересованными сторонами. Это связано с усилиями организатора, направленными на организацию такой встречи, и с готовностью участвовать в ней другой стороны.

При виртуальной встрече абсолютно отсутствуют транспортные расходы. Кроме того, люди экономят много своего драгоценного времени на путешествиях.

Очень важным моментом для проведения виртуальных деловых встреч является хорошая доступность сети и Интернета. Без Интернета такая встреча не может быть проведена; а также очень важно, чтобы у всех участников было надежное интернет-соединение и соответствующие приложения для видео- или телеконференций.

Во время такой встречи можно очень легко обмениваться данными или информацией друг с другом. Вся такая информация передается в режиме реального времени, где у вас также есть возможность поделиться данными с одним человеком, двумя людьми и многими людьми одновременно или со всеми. Таким образом, очень легко обмениваться документами и файлами в Интернете, которые можно сразу увидеть, а также можно сохранить для будущих ссылок.

Виртуальные деловые встречи используют инструменты и программное обеспечение для видеотелеконференций. Это может быть ezTalks Cloud Meeting на базе ezTalks, Microsoft Skype, Adobe Connect или даже Google Hangouts.

Часть 2: Что такое виртуальный конференц-зал?

Виртуальный конференц-зал — это цифровое пространство, которое позволяет организатору деловых встреч проводить деловые встречи онлайн. Он может приглашать участников, добавлять участников, а также использовать инструменты видеоконференций или аудиоконференций. Это возможно через программное обеспечение или веб-браузер, размещенный на сервере.

Когда все участники присоединяются к собранию путем входа в систему, все они попадают в одно и то же цифровое пространство, что гарантирует их подключение к виртуальной встрече. Это может быть телефонная встреча, но обычно такие виртуальные деловые встречи проводятся посредством визуального сотрудничества.

В такой виртуальной комнате для совещаний каждому доступно несколько инструментов для быстрого обмена сообщениями, записи, совместного использования приложений, совместного использования экрана, а также обмена файлами. Все, что можно быстро обсудить, а затем обсудить на текущих встречах.

Виртуальные конференц-залы более экономичны, чем физические конференц-залы. Это связано с тем, что абсолютно отсутствуют расходы на расстановку стульев, столов, кондиционеров, проекторов, экранов и всей инфраструктуры. Все просто подключены через веб-соединение, и вся предоставляемая инфраструктура — это просто цифровое пространство.

Виртуальные конференц-залы могут быть созданы с помощью сервисов для совместной работы и конференций, таких как ezTalks Cloud Meeting, Microsoft Skype, Cisco WebEx, а также Citrix Meetings. И одним из самых инновационных является ezTalks Cloud Meeting. Он предоставляет простые, профессиональные и многофункциональные цифровые средства для проведения конференций, облегчающие деловые встречи с помощью аудиовизуального сотрудничества.

Часть 3: Советы по проведению успешной виртуальной деловой встречи

Очень важно, чтобы на виртуальной встрече были соблюдены надлежащие меры и была проделана необходимая предварительная работа. Чтобы виртуальная встреча прошла успешно, нужно следовать многим вещам.

Планирование. Планирование является неотъемлемой частью любой виртуальной встречи. Планирование целей, обсуждение протокола предыдущей встречи очень важно. Кроме того, для обеспечения бесперебойной работы время проведения собрания, количество участников и основная цель должны быть указаны наверху.

Надлежащая предварительная работа - Надлежащая предварительная работа должна быть выполнена всеми участниками, чтобы не тратить время на понимание происходящего и активное участие. Все должны знать каждую деталь о встрече, чтобы она прошла успешно.

Никакой многозадачности и профессионального поведения. Каждый человек должен уделять таким виртуальным встречам такое же внимание, как и традиционным встречам. Эффективным способом является использование программного обеспечения для видеоконференций, чтобы каждый человек был виден и соблюдалось надлежащее поведение.

Руководитель группы. Необходимо назначить руководителя группы, чтобы гарантировать, что каждый важный молодой человек будет обсуждаться, и каждый человек получит возможность представить свою точку зрения.

Следовательно, можно сделать вывод, что в настоящее время виртуальные деловые встречи становятся все более эффективными и популярными благодаря значительному развитию технологий, и можно легко создать живую виртуальную комнату для проведения встреч с помощью программного обеспечения и цифровых инструментов.