5 полезных советов для живых встреч

Поскольку организации часто находятся в поиске отличных способов сэкономить время и минимизировать транспортные расходы, живые встречи значительно набирают популярность в современной рабочей среде. Есть много причин, чтобы поддержать это, но один факт заключается в том, что многие предприятия, учреждения и компании имеют своих сотрудников, поставщиков или акционеров, разбросанных по всему миру.

Поскольку встречи проводятся чаще, чем нет, неизбежно получение вариантов для включения всей команды, включая тех, кто работает удаленно. В наши дни мир связан проводами, и с помощью инструментов удаленного онлайн-общения, таких как ezTalks Meetings, можно проводить живые встречи в любое время со многими участниками из разных мест. Мы должны единогласно согласиться с тем, что живые встречи делают виртуальное сотрудничество и онлайн-общение намного проще и быстрее, и организации получают от этого огромную прибыль.

Тем не менее, вы когда-нибудь посещали какую-либо конференцию, скажем, физическое совещание в зале заседаний офиса, которое закончилось пустой тратой времени? Если да, попробуйте выяснить, что происходит на живом совещании, возможно, в формате аудио- или видеоконференции . На самом деле, может быть сложно оставаться вовлеченным в течение всего сеанса.

Несмотря на это, природа зверя состоит в том, чтобы иметь некоторые технические проблемы, возникающие из-за плохого выбора времени, технологических сбоев, плохих средств связи и многого другого. Но вы можете избежать всех или некоторых из них и проводить безупречные живые встречи, следуя нескольким приемам и советам, описанным здесь.

1. Получите правильные инструменты коммуникации

Получение правильных инструментов для общения — один из важнейших советов для живых встреч. Если вы организуете встречу в прямом эфире, в которой участвуют участники со всего мира, крайне важно выбрать лучшие средства массовой информации, которые идеально соответствуют вашим потребностям. Хорошей новостью является то, что существует множество невероятных и самых популярных онлайн-инструментов для живых встреч, некоторые из которых включают ezTalks Meetings, Google Hangouts, Join.me и другие. При выборе подходящего инструмента также важно убедиться, что у тех, кто будет присутствовать на собрании, установлено программное обеспечение и оно работает на их коммуникационных устройствах.

2. Изучите все инструменты для живых встреч

На данный момент у всех есть некоторые базовые знания о проведении живых встреч благодаря различным решениям для онлайн-коммуникаций. Тем не менее, быть знакомым с выбранными средствами связи недостаточно, и это объясняет, почему понимание того, как работают ваши инструменты, является еще одним отличным советом и приемом для живых встреч. Независимо от того, являетесь ли вы докладчиком или участником, для вас невероятно важно уделить достаточно времени изучению оборудования, программного обеспечения и различных вариантов подключения, которые вы будете использовать. Очень желательно, чтобы вы узнали обо всем этом задолго до начала встречи.

3. Подготовьте место

В случае физической встречи в зале заседаний организаторы часто следят за тем, чтобы все в комнате было правильно установлено. Точно так же при планировании живой встречи также важно провести необходимую подготовку перед встречей, что является советом, который большинство людей часто забывают! Живые встречи должны проводиться в тихом месте без фоновых шумов, так как это может отвлекать вашу аудиторию. Если вы посещаете встречу из дома, убедитесь, что на заднем плане не плачет ребенок, это раздражает и очень непрофессионально!

4. Убедитесь, что все включено

Большинство людей, посещающих живые встречи, часто сталкиваются с рядом проблем, отчасти потому, что они не уверены, что все работает хорошо. Представьте себе сценарий, в котором вы представляете ход выполнения своего проекта генеральному директору компании, и без предупреждения ваш ноутбук разряжается или ваша пропускная способность исчерпана! Это может быть довольно неприятно, но это результат плохой подготовки. Независимо от того, являетесь ли вы докладчиком или участником, вам необходимо войти в онлайн-совещание примерно за тридцать минут до его начала. Затем проверьте свои соединения, и вам нужно иметь резервные копии в Интернете. Проверьте свои динамики, микрофоны и камеры. Если вы используете функцию видеоконференцсвязи, обязательно включите свет перед собой и выключите свет позади вас. Другие вещи, которые могут помешать вам в процессе встречи, например, мобильный телефон, должны быть выключены.

5. Вовлекайте посетителей

Вовлечение участников от начала до конца — это один из советов по проведению презентаций в режиме реального времени, который вы должны продемонстрировать, если хотите, чтобы встречи были успешными. Когда часть информации, возможно, в формате PowerPoint, не читайте монотонно. Эксперты по коммуникациям советуют людям научиться говорить со своей аудиторией, а не читать лекции. Другие способы включают установление времени для вопросов, распределение конкретных ролей среди аудитории и поощрение здоровых дискуссий. Все это интуитивно понятные способы поддерживать внимание, вовлеченность и активность аудитории на протяжении всего сеанса, что в конечном итоге делает живую встречу живой!

Вывод

Список эффективных и действенных советов и приемов для живых встреч просто бесконечен, но упомянутые — лишь некоторые из них. Суть в том, что живые встречи могут быть интересными, экономически эффективными и экономить много времени, если они проводятся надлежащим образом. С приведенным выше списком советов и приемов для живых совещаний трудности, часто возникающие при планировании и проведении таких совещаний, будут минимальными (если вообще не исчезнут), в то время как весь процесс в долгосрочной перспективе станет бесшовным.