Как провести успешную деловую встречу

Деловая встреча! Один из самых страшных, но необходимых видов деятельности любого бизнеса! Независимо от того, проводится ли встреча между сотрудником и начальником, членами команды или с клиентами, важность деловых встреч всегда была предметом споров. Некоторые работодатели считают деловые встречи пустой тратой времени, в то время как другие убеждены, что эти встречи продуктивны. Что ж, положительное или отрицательное влияние деловых встреч зависит от того, как они организованы и проводятся.

Технологии еще больше изменили способ проведения деловых встреч. Прошли те времена, когда люди, участвующие в собрании, должны были находиться лицом к лицу в комнате. Такие продукты, как ezTalks Cloud Meeting, позволяют проводить онлайн- видеоконференции и упрощают и ускоряют деловое общение. Теперь собрания телеприсутствия в реальном времени могут проводиться среди людей в распределенных местах. Если ваши деловые встречи заканчиваются полным хаосом, пора изменить способ проведения встреч. Вот несколько советов, как провести успешную деловую встречу:

1. Нужно

Перед созывом собрания или отправкой приглашения из календаря спросите себя, является ли собрание или обсуждение абсолютно необходимым. Неужели нет другого способа общаться? У вас есть список моментов, которые необходимо обсудить? Вы определили цель встречи? Вы также должны учитывать эти вопросы при выборе тех, кого нужно пригласить на собрание. Подумайте, кто должен присутствовать на собрании, и сообщите им заранее. Просто собрать толпу людей на встречу — пустая трата времени. Просмотрите список участников, чтобы убедиться, что хотя бы один человек или группа людей уполномочены принимать решение.

2. Определите повестку дня

Если вы позволите деловой встрече протекать без какой-либо конкретной повестки дня или цели, это обязательно приведет к сумасшедшему хаосу. Всегда хорошая привычка уточнять повестку встречи в почте или любой другой сети, через которую вы общаетесь. Если вы планируете представить какой-либо документ, вы можете заранее отправить этот документ или соответствующую информацию участникам встречи по электронной почте. Это даст им время ознакомиться с документом и подготовиться к своим вопросам и запросам. Такой подход также поможет лучше понять информацию во время встречи. Помните, неопределенные встречи никогда не являются хорошим использованием времени.

3. Хронология

Наряду с повесткой дня вы также должны составить временную шкалу встречи. Это очень важно, когда нужно обсудить несколько моментов. Вам необходимо определить лимит времени для каждой темы. В противном случае на встречу будет растянута только одна точка без какого-либо заключения. Точно так же, как время начала собрания, также определите время окончания собрания и сообщите его в пригласительном письме. Избегайте проведения совещаний продолжительностью более часа, если в этом нет крайней необходимости.

4. Лидерство

Чтобы собрание не зашло в тупик, на каждом совещании должен быть эффективный лидер. Обычно лидером может быть человек, который звонит на деловую встречу или является контактным лицом. В противном случае назначьте человека, который проведет полное собрание. Вам не всегда нужно иметь какого-то старшего сотрудника в качестве лидера; это может быть кто угодно, от руководителя до менеджера. Лидер — это человек, который руководит командой в конкретном вопросе.

5. Использование технологий

Не все встречи требуют личного общения или физического присутствия. Постарайтесь свести к минимуму такие встречи, так как они отнимают много времени. Вы должны использовать технологии для проведения деловых встреч. Начиная от общения по мобильным телефонам и заканчивая выбором видео-сотрудничества ezTalks Cloud, существуют различные поддерживаемые технологиями способы проведения совещаний. Использование технологических инструментов обеспечивает гибкость и удобство. Это также экономит время и снижает связанные с этим расходы.

6. Будьте оперативны

Начинайте встречу вовремя и заканчивайте ее вовремя. Оставаясь быстрым, вы показываете, что цените свое время так же, как и время других. Это также поможет вам создать хорошую репутацию, и люди приложат усилия, чтобы посетить вашу встречу. Было замечено, что сотрудники избегают совещаний, которые не начинаются вовремя или растягиваются до бесконечности.

7. Подготовьтесь

Не торопитесь на встречу вслепую! Убедитесь, что вы готовы или, по крайней мере, имеете некоторое представление о теме. Простое знание темы собрания не означает, что вы знаете, о чем оно. Если вы проводите деловую встречу, вы обязаны предоставить материалы до встречи. Если вас пригласили на встречу, вы можете попросить материалы для подготовки к встрече, чтобы вы пришли на встречу подготовленными.

Деловые встречи эффективны только тогда, когда люди, присутствующие на встрече, не задаются вопросом, зачем они вообще здесь. Не проводите деловую встречу для чего-то, что можно обсудить по электронной почте или телефону. Сократите личные встречи в пользу аудио- или видеоконференций. Умение провести успешную деловую встречу — это навык, убедитесь, что вы овладели им!