Лучший этикет видеоконференцсвязи, которому вы должны следовать

Деловые встречи чаще проводятся для достижения конкретной цели, и в прошлом большинство этих встреч проводились лицом к лицу в помещении организации. Однако в эту современную эпоху сотрудники работают из дома, а деловые партнеры находятся за сотни тысяч человек от головного офиса организации. Кроме того, Интернет вызвал проблему глобального рынка, на котором вы продаете свою продукцию клиентам за пределами вашего континента. Поэтому роскошь лично встретиться со всеми заинтересованными сторонами больше невозможна. Отсюда потребность в средствах удаленной связи, поддерживающих видео- и аудиочат.

С появлением технологий удаленного общения виртуальные встречи стали намного проще и эффективнее. Но, несмотря на его уникальный вклад в упрощение бизнес-операций, многие люди и организации совершают серьезные ошибки во время видеоконференций. Результат – потраченное время, неверная информация, разочарование и, конечно же, потеря внимания вашей аудитории. Этикет видеоконференций устанавливает некоторые правила, приемы, советы, что можно и чего нельзя делать для эффективного удаленного общения. В следующем сегменте мы рассмотрим жизненно важные правила этикета, которые должен знать каждый участник удаленной встречи.

Часть 1. Выдающиеся правила этикета во время видеоконференций

Будьте готовы к встрече

Самый важный этикет видеоконференцсвязи — быть полностью готовым к встрече. Вы должны выглядеть чистым и, конечно же, ухоженным. Обязательно выпейте воды, чтобы прочистить горло. Сядьте прямо перед камерой и улыбнитесь.

Убедитесь, что ваш стол чистый

Это может показаться очевидным, но наличие чистой переговорной комнаты и оборудования — один из лучших способов проведения видеоконференций. Убедитесь, что между вами и веб-камерой нет ничего неорганизованного или беспорядочного. Помните, что если позади вас есть грязные вещи, внимание ваших участников может немного измениться.

Настройте свой фон

Убедитесь, что вы закрыли шторы или жалюзи, если у вас прямо за спиной солнечное окно. Если некоторые люди работают на заднем плане, вы можете перейти в тихую комнату, чтобы никто не отвлекался.

Имейте повестку дня встречи заранее

Еще одна важная практика для эффективной видеоконференции — приходить на встречу, когда вы прекрасно понимаете тему обсуждения. Если вы организуете виртуальную встречу, вам необходимо убедиться, что все участники знают об этом заранее. Хорошей практикой является отправка как минимум двух напоминаний: одного за день до и другого за час до начала встречи.

Часть 2. Что можно и чего нельзя делать при проведении видеоконференций

Будьте вежливы с другими участниками

Войдите в свой компьютер и будьте готовы к встрече за несколько минут до назначенного времени. Прежде чем говорить, начните с представления себя, чтобы все участники знали вас и могли обратиться к вам по имени.

Старайтесь, чтобы ваши движения тела были как можно меньше

Если вы тот человек, который говорит с большим количеством телодвижений, важно свести их к минимуму. Как мы все знаем, большинству людей нравятся движения рук, головы и резкие движения, но во время видеоконференций такие движения могут отвлекать вашу аудиторию.

Сделайте весь процесс веселым

Во время таких встреч важно быть собой. Всегда расслабляйтесь и старайтесь получать удовольствие. Максимально вовлекайте аудиторию; возможно, вы нарушите тишину шуткой, которая рассмешит их, и так далее. Помните, чем больше шуток вы вставите, тем больше ваша аудитория обратит внимание и сосредоточится на том, что вы говорите.

Говорите четко и ясно

Перед началом виртуальной встречи обязательно проверьте аудио и другое подключенное оборудование, чтобы убедиться, что ваша аудитория вас четко слышит. При разговоре убедитесь, что он получается естественным и каждое слово произносится правильно.

Не кричи

Наступает время, когда ваша аудитория плохо вас слышит. В этом случае вам следует избегать крика, а вместо этого попробуйте отрегулировать уровень звука вашего микрофона. Крик может привести к тому, что ваши зрители уменьшат громкость звука и, возможно, пропустят то, что вы должны донести.

Не прерывайте других докладчиков

Если вы хотите что-то добавить или вам нужны дополнительные разъяснения от спикера, следуйте правильной процедуре. То есть поднимите руку или любые другие правила, которые вы, возможно, придумали для таких прерываний, и вам будет предоставлена ​​возможность сказать то, что вы хотели донести. Однако вырубать другие динамики звучит грубо и непрофессионально.

Не вступайте в посторонние разговоры

Точно так же, как и при личной встрече, вы не участвуете в посторонних разговорах. Точно так же на собрании по видеоконференции вы должны воздерживаться от выхода из текущего разговора, чтобы поговорить с другими людьми за пределами собрания, например, чтобы отправить текстовое сообщение или ответить на телефонный звонок. Такая практика ставит под угрозу эффективность виртуального общения.

Часть 3. Советы по эффективному проведению видеоконференций

Существует бесконечное количество советов и приемов для проведения видеоконференций, но вот некоторые из них:

Собрать все необходимое оборудование раньше запланированного времени; так что у вас будет достаточно времени, чтобы протестировать систему и, возможно, решить любые проблемы до начала встречи.

Выберите правильную платформу, и одно из лучших решений для видеоконференций — приложение ezTalks Meetings. Это профессиональное программное обеспечение для видеоконференций, которое позволяет проводить онлайн-встречи с другими людьми в любое время и в любом месте.

Если вы проводите онлайн-презентацию, то предварительно проверьте свои документы и убедитесь, что они оформлены правильно.

Проявите энтузиазм. Очень важно, чтобы все участники были увлечены и заинтересованы в конференции.

Выделите достаточно времени для вопросов и ответов. Это очень важная сессия во время эффективной видеоконференции.

В конце встречи всегда прощайтесь и обязательно отправьте электронное письмо с кратким изложением обсуждаемых действий.

Вывод

Организация видеоконференции иногда является сложной задачей, но она всегда приносит много дивидендов, если все сделано правильно. Единственный способ сделать это правильно — практиковать надлежащий этикет видеоконференцсвязи, некоторые из которых обсуждались выше. По большому счету, если правила, практики и советы, упомянутые в этой статье, соблюдаются до последнего, то ожидайте, что следующая ваша видеоконференция пройдет успешно.