Пять лучших советов для деловых встреч

Как провести деловую встречу? Это беспокоит многих администраторов, руководителей проектов и компаний. Почему так много внимания уделяется этой теме? Потому что в основе любого бизнеса всегда лежат договоренности, которые всегда большие и на них нужно тратить много денег и ресурсов.

Если вам необходимо провести деловую встречу, вы должны помнить, что успех вашего мероприятия напрямую зависит от его подготовки. Не упускайте из виду ни одной важной детали, и только тогда ваша деловая встреча пройдет на высшем уровне. Для этого нужно знать, как организовать деловую встречу и ознакомиться с этими 5 полезными советами для деловых встреч.

1. Определите дату и время вашей встречи

В первую очередь необходимо назначить точную дату деловой встречи. Для этого необходимо заранее сообщить об этом всем участникам собрания. В зависимости от формата этого мероприятия и того, с кем вы его проводите, это может быть телефонное, устное или письменное приглашение, которое можно отправить по электронной почте. Необходимо разослать всем участникам повестку дня с вопросами для дальнейшего обсуждения, регламентом, основными докладчиками и справочными материалами, если это необходимо.

Важно не опоздать на деловую встречу, поэтому следует прибыть заранее. В случае онлайн-встречи вам также необходимо вовремя подготовиться и начать встречу.

2. Выберите место, где провести деловую встречу

Нужно подумать, какое место больше всего подходит для деловой встречи. Подходящим местом может стать ваш личный конференц-зал в компании или специальная переговорная комната. Убедитесь, что ваши коллеги не проводят свои деловые встречи в этот день. Не менее удобным вариантом для встречи является арендованный вами переговорный зал. Такого рода услуги предлагают многие гостиницы, учебные заведения и бизнес-центры.

Иногда деловые встречи устраиваются в ресторанах и кафе. Этот вариант может быть уместен, когда на собрании присутствует небольшое количество участников. Если вы решили совместить деловые переговоры с завтраком или обедом или сделать это на ужин, то столик в кафе или ресторане необходимо бронировать заранее.

Место, где вы хотите провести деловую встречу, не должно быть слишком шумным, так как будет сложно обсудить деловые вопросы. От выбора экзотических и экстравагантных мест желательно отказаться. Поэтому следует выбирать место в классической обстановке; также вы можете провести деловую онлайн-встречу прямо в офисе.

3. Проверьте свое оборудование

Подготовьте необходимое оборудование и проверьте его перед встречей. Предварительно отрегулируйте и тщательно настройте микрофонную, видео- и телефонную аппаратуру, чтобы во время встречи не было сбоев в их работе.

В случае онлайн-встречи вам необходимо проверить коммуникации и ваше программное обеспечение для деловой встречи. Будет очень обидно, если ваша встреча будет прервана по техническим причинам, поэтому гораздо лучше решить их заранее. Мы рекомендуем вам использовать только проверенное и современное программное обеспечение для онлайн-встреч и конференций, такое как ezTalks Cloud Meeting.

4. Завершить подготовку к встрече

Проверьте все места, разложите на столе раздаточный материал, не забудьте про письменные принадлежности. Разложите на столах таблички с именами всех участников. Также нужно подготовить любые другие материалы, которые могут пригодиться во время деловой встречи. Если в вашем офисе запланирована встреча, поприветствуйте и проведите гостей в конференц-зал.

Вы и ваши партнеры должны быть готовы и полностью готовы к любым вариантам переговоров. Иногда в переговорах требуется участие профильного эксперта. Затем необходимо согласовать с ним все условия до встречи.

5. Извлеките пользу из деловой встречи

Еще на этапе подготовки к онлайн-встрече стоит продумать возможные варианты развития событий и поставить цель-минимум и цель-максимум. При таком подходе деловая встреча пройдет без сюрпризов и обязательно принесет запланированную пользу.

Для проведения деловых онлайн-встреч необходимо современное программное обеспечение, такое как ezTalks Cloud Meeting. Это современная программа, и с ее помощью вы сможете провести свою онлайн-встречу на высоком уровне. ezTalks Cloud Meeting предоставляет неограниченное количество видеоконференций в формате HD до 100 человек на встречу и множество других интересных функций.

Вывод

После деловой встречи важно записать и отправить основные результаты встречи, включая решения, действия и открытые вопросы. Как только деловая встреча закончилась, необходимо распространить эти результаты среди участников, например, каждому из них можно отправить контрольную почту. Изучив эти советы по проведению деловых встреч, описанные выше, вы сможете провести эффективную и продуктивную деловую встречу.