Преимущества и недостатки телеконференций

За последнее столетие в телекоммуникационной отрасли сделано много достижений. Среди современных чудес техники — телеконференции. Эта технология широко используется во многих компаниях для облегчения организационных встреч в цифровой сфере.

За последние несколько лет технология телеконференций достигла огромных успехов. Сегодня можно проводить видеоконференции на разных платформах и устройствах без каких-либо ограничений. Все это означало огромные выгоды для делового общения. Несмотря на все преимущества, с этой технологией все еще связано много проблем и недостатков. Вот краткий обзор различных преимуществ и недостатков телеконференций.

Преимущества телеконференций

1. Экономия времени. Наиболее важным преимуществом телеконференций является экономия времени. С помощью телеконференций можно проводить встречи в очень короткие сроки. Кроме того, нет необходимости тратить время на поездку к месту встречи, так как все встречи проходят через компьютеры или Интернет. Сокращение пробега означает экономию тысяч часов в пути каждый год. Телеконференции также поощряют пунктуальность, поскольку встречи планируются и проводятся в фиксированные сроки.2. Экономьте на командировочных расходах. Помимо времени, командировочные расходы могут быть весьма значительными, если их суммировать за длительный период. Большинство компаний, имеющих глобальный охват, ежегодно несут огромные расходы, связанные с поездками. Однако телеконференции избавляют от необходимости часто путешествовать и, таким образом, экономят огромные ресурсы компании. Посещать встречи за тысячи миль теперь быстрее и менее громоздко.3. Эффективное ведение записей. Одним из основных преимуществ телеконференций является эффективное ведение записей совещаний. Компьютерные устройства могут записывать, вести журналы и отслеживать каждую деталь конкретной онлайн-встречи без необходимости тщательного мониторинга. Это делает средства телеконференций одними из лучших инструментов для сбора и хранения важных данных о встречах. Телеконференции также позволяют очень легко извлекать эти данные в будущем и делать ссылки при необходимости. Сокращение расходов на конференцию. Действительно, проведение конференции сопряжено со значительными логистическими затратами. Аренда оборудования, приобретение места, покупка еды и напитков — это лишь некоторые из обычных расходов, связанных с любой встречей. Телеконференции устраняют все эти расходы, поскольку нет необходимости в таких договоренностях. Гибкость телеконференций также гарантирует, что встречи будут проводиться как можно чаще без каких-либо дополнительных затрат. Поощрение производительности. Пятое преимущество телеконференций заключается в том, что телеконференции обеспечивают постоянную связь между работниками различных иерархий в структуре компании. Это приводит к эффективному обмену информацией и оперативным действиям. Такое регулярное участие является мотивационным фактором, результатом которого является повышение производительности. Телеконференции также упрощают управление несколькими филиалами, так как оптимизируется близость каждого отдела компании.6. Надежность. Телеконференции — один из самых надежных способов проведения совещаний. Эта надежность увеличилась в геометрической прогрессии за эти годы благодаря развитию технологий. Каналы телеконференций сегодня намного более стабильны, а проблемы со связью практически отсутствуют. Это также очень безопасный способ связи, при котором гарантируется безопасность данных, а также конфиденциальность.

Простые и бесплатные онлайн-встречи

Бесплатно до 100 участников

Свободное групповое видео/аудио/мгновенный чат

Совместное использование экрана и аннотации

Белая доска и сотрудничество

Запись и воспроизведение

Бесплатно начать сейчас

Недостатки телеконференций

1. Склонность к техническим проблемам. Основное различие между машинами и людьми заключается в том, что машины подвержены износу. Таким образом, технические проблемы могут затронуть системы телеконференций в любое время. Это может привести к потере времени и другим неудобствам. Большинство технологических систем также требуют обучения. Отсутствие ноу-хау может помешать человеку эффективно использовать средства телеконференций.

2. Менее эффективное невербальное общение. По сравнению с реальной встречей телеконференция является менее эффективным способом делового общения. Это связано с тем, что важные невербальные аспекты делового общения, такие как язык тела и человеческий контакт, игнорируются. Невербальные сигналы очень важны для целостного общения. Отсутствие таких сигналов делает невозможным выделение важных сигналов, которые могли бы привести к более продуктивному взаимодействию.

3. Ограничения по пространству. Тот факт, что телеконференция происходит на экране, означает, что большая часть информации игнорируется из-за ограниченного пространства. Например, практически невозможно эффективно передать все графические данные даже при проведении онлайн-совещания в режиме реального времени. Даже на большом экране невозможны одновременные действия, как на реальной встрече. Следовательно, некоторая информация теряется или не эффективно покрывается.

4. Препятствует командной динамике. Еще одним недостатком телеконференций является то, что телеконференциям не хватает динамизма реальной конференции, где участники могут участвовать в совместной работе и мгновенно поднимать вопросы или отвечать на них. Это означает, что часто бывает трудно эффективно вставлять или делиться идеями по мере их возникновения. Отсутствие динамизма в конечном итоге приводит к тому, что немногие люди берут на себя управление собраниями за счет других людей.

5. Исключите неформальные взаимодействия. Общие разговоры до и после собрания часто очень важны для подготовки повестки дня и даже повестки дня будущих встреч. На таких неформальных встречах также возникают некоторые ключевые идеи, касающиеся таких важных вопросов, как политика и планирование. Из-за отсутствия такой светской беседы телеконференции можно рассматривать как жесткий и непрогрессивный способ проведения конференций.

6. Влияет на профессионализм. Тот факт, что машины являются основным посредником между различными сторонами, участвующими во встрече, может повлиять на профессионализм. Это потому, что участники часто вынуждены работать в режиме многозадачности. Эта многозадачность может сместить фокус участников на другие вопросы, которые не имеют отношения к собранию и не приносят ему пользы.

Вывод

Выше приведены преимущества и недостатки телеконференций. Как известно, телеконференции, несомненно, являются одним из самых распространенных способов проведения совещаний в современном мире. Это средство связи предпочитают компании по разным причинам. Большинство преимуществ телеконференций очень легко увидеть, особенно если рассматривать другие варианты проведения совещаний в контексте, в то время как ограничения иногда не так просто увидеть.

В общем, существует много преимуществ и недостатков телеконференций, которые могут возникнуть в зависимости от конкретного контекста участников, и невозможно выделить их все. По большей части рассмотренные здесь моменты применимы к большинству ситуаций телеконференций.