5 эффективных советов по проведению видеоконференций

Поскольку компании ищут способы сократить расходы на поездки, а также хотят сэкономить время, видеоконференции приобретают все большее значение. Это помогает сделать совместную работу и общение намного быстрее и проще, и предприятия получают от этого огромную прибыль.

Однако, если вы хотите насладиться безупречным опытом, есть несколько советов по проведению видеоконференций, которым вы всегда должны следовать, которые мы сразу же узнаем.

5 эффективных советов по проведению видеоконференций

1. Узнайте обо всех своих инструментах. В настоящее время почти у каждого есть хоть какое-то представление о подключении через видео, и все это благодаря различным доступным приложениям. Однако простого знакомства недостаточно, если вы используете его в деловых целях, и вам нужно быть полностью осведомленным. Существует так много различных типов инструментов для видеоконференций, от комнат телеприсутствия, которые могут стоить вам от сотен до тысяч долларов, до систем среднего класса, использующих специализированное оборудование, до недорогих или даже бесплатных услуг, таких как ezTalks Meetings, которые, хотя и является бесплатным, предлагает вам услуги, за использование которых другие программы потребуют огромных денег. У ezTalks также есть платные версии, которые предлагают еще более качественные услуги. Независимо от того, являетесь ли вы участником или докладчиком, очень важно, чтобы вы уделили время и разобрались в программном обеспечении, оборудовании и типе подключения, которое вы будете использовать. Вы должны узнать обо всем этом заранее, чтобы не было проблем во время конференции.2. Придайте большое значение своим визуальным эффектам. Если вы находитесь на сайте телеприсутствия, все обстоит иначе, в противном случае вы должны придавать достаточное значение тому, как вы выглядите в камере, а также своему окружению. Эти вещи должны учитываться как участниками, так и докладчиками. Убедитесь, что ваше местоположение не загромождено и не занято фоном. Не должно быть даже открытых окон, которые могли бы отвлекать зрителей, когда люди идут и идут за вами. Выбранная вами область также должна иметь достаточное освещение, чтобы ваше лицо было видно без бликов и теней. Убедитесь, что вы не выходите за пределы досягаемости, когда говорите. Очень важно, чтобы все участники были видны и могли видеть, когда они говорят. Если вы находитесь в комнате для видеоконференций с одним экраном, камеру следует разместить над дисплеем, ближе к центру. Если используется система с двумя экранами, то в идеале камеру следует размещать посередине между дисплеями, чтобы облегчить зрительный контакт. Также помните, что дисплей должен быть установлен таким образом, чтобы нижняя часть изображения находилась прямо над высотой стола для переговоров.3. Проверьте звук. Также необходимо уделить внимание звуку. Ваш микрофон должен быть хорошо расположен, чтобы ваш голос не звучал слишком тихо или слишком громко для окружающих. Если фоновых шумов избежать не удается, не забудьте использовать кнопку отключения звука. Потолочные микрофоны хороши для больших конференц-залов. Если возможно, избегайте настольных микрофонов, так как они могут улавливать звуки, такие как постукивание пальцами или шорох бумаги, и могут мешать. Если в комнате присутствует более одного участника, лучше всего использовать один микрофон между двумя участниками. Как только вызов завершится, не забудьте отключить аудио и видео функции, чтобы избежать обмена конфиденциальной информацией.4. Будьте вовлеченными и привлекательными. Если вы хотите, чтобы ваша видеоконференция прошла успешно, не пытайтесь читать лекции, а говорите со своей аудиторией. Никогда не читайте слайды PowerPoint монотонно. Лучше всего задавать вопросы почаще, чтобы участники оставались заинтересованными, и постарайтесь обращаться к ним по имени, если это возможно. Чтобы привлечь всех, лучше всего использовать встроенные функции, такие как доски и чаты, и для этого вам нужно выбрать программное обеспечение для видеоконференций, такое как ezTalks, которое предлагает эти и другие интересные функции. Кроме того, покажите графики, видео и изображения, связанные с темой, чтобы конференция не стала скучной. Придайте большое значение своему внешнему виду. И последний, но один из самых важных советов для видеоконференций — одевайтесь соответствующим образом. Вы можете участвовать в собрании из своего дома, но вы по-прежнему участвуете в официальном мероприятии. Итак, вы должны одеваться так же, как если бы вы посещали любое другое собрание в формальной одежде. Поскольку вас, скорее всего, заметят по пояс, придайте этому больше значения. Вы должны не только одеться соответствующим образом, но и расчесывать или завязывать волосы формальным образом. Итак, вот несколько простых, но эффективных советов по видеоконференциям, которым вы должны следовать каждый раз, когда планируете проводить онлайн-видеовстречи, и если тщательно следовать им, все ваши встречи будут полностью профессиональными и успешными.