6 типов деловых встреч в организации

Чаще всего вы посещаете несколько встреч в неделю. Другими словами, вы, вероятно, присутствуете на разных типах деловых встреч. Совещания на рабочем месте являются жизненно важными элементами управления компанией. Есть встречи, на которых вы принимаете решения, делитесь информацией, а есть те, на которых вы проводите мозговой штурм.

Кроме того, эти частые встречи в организации используются для разрешения споров, решения проблем, налаживания командной работы, повышения производительности и многого другого. В зависимости от организации бизнеса встречи компании могут быть неформальными или формальными, и их может быть от двух до нескольких сотен. Компании, придерживающиеся политики сотрудничества, довольно часто приглашают на свои встречи клиентов, поставщиков и даже деловых партнеров.

По большому счету, каждый тип организации встреч имеет свою уникальную цель. Для достижения этих целей вы учитываете разницу в организации и проведении конкретной встречи. Это объясняет, почему вы должны определить тип собрания при планировании собрания. Хотя каждая встреча уникальна, знание 6 наиболее распространенных типов деловых встреч в организации поможет вам лучше определить цели, структуру и мероприятия, наиболее подходящие для ваших встреч.

1. Встречи по проекту

Структура многих компаний состоит из разных отделов, каждому из которых поручена определенная задача, например, разработка нового продукта или проведение реорганизации бизнеса. Довольно часто руководство организации устраивает встречи, на которых собираются руководители проектов отделов. Такой вид заседания называется совещанием по проекту, и оно принимает несколько форм, включая сеансы мозгового штурма, совещания по проектированию, совещание по планированию и прогрессу, совещание по обзору и так далее.

2. Встречи по обновлению статуса

Совещания по обновлению статуса действительно являются одним из самых распространенных типов деловых встреч. Большинство компаний проводят встречи по обновлению информации после оговоренного периода, например, еженедельно или ежемесячно. Как следует из названия, основная цель этого типа сборки — предоставить сотрудникам обновленную информацию о проблемах и прогрессе компании.

3. Совместные встречи

Как указано во вводной части, у некоторых компаний есть политика сотрудничества, которая требует от них проведения регулярных встреч со своими деловыми партнерами и клиентами. Существует несколько форм этой сессии, включая годовое общее собрание, внеочередное общее собрание, собрание правления, собрание комитета, собрание кредиторов, учредительное собрание и многое другое. Целью этих встреч является обсуждение таких вопросов, как совершенствование цепочки поставок, расширение проекта, выход на новые рынки и т. д.

Совместные встречи помогают укрепить деловые отношения с внешними группами и помогают компании лучше ориентироваться на клиента. В отличие от других типов деловых встреч, на которых присутствующие в большинстве случаев находятся в одном помещении, в совместных встречах всегда участвуют внешние группы, часто находящиеся в разных местах. Может быть сложно и даже дорого попросить кого-то, находящегося за сотни тысяч миль от офиса вашей компании, физически присутствовать на деловой встрече. К счастью, в наши дни совместные встречи можно проводить в любое время и в любом месте благодаря решениям для виртуальной коммуникации, таким как ezTalks Cloud Meeting.

4. Экстренные встречи

Совещание в срочном порядке проводится, если компания испытывает серьезную проблему. Например, если произошли значительные финансовые потери, важно проинформировать всех сотрудников, чтобы они понимали изменения и последствия, которые произойдут в результате чрезвычайной ситуации. Многие другие чрезвычайные ситуации, которые могут возникнуть в бизнес-организации, могут привести к временной остановке или полному закрытию работников. Эффективно сообщая об этих проблемах на собрании, менеджеры смогут уменьшить чувство неуверенности среди сотрудников и избежать риска распространения анекдотов повсюду.

5. Совещания для принятия решений

Совещания по принятию решений — еще один распространенный тип совещаний в компании, на которых приглашенные принимают подавляющее большинство деловых решений. В то время как небольшие решения часто принимаются на всевозможных собраниях организаций, решения, которые считаются более важными, получают свои специальные собрания. Все, кто участвует в заседании, должны хорошо знать, что они собираются обсуждать (информацию), чтобы убедиться, что решение, принятое ими на собрании, имеет смысл. Поэтому фасилитатор такой встречи должен определить проблему и дать участникам достаточно времени для ее обработки до начала встречи.

6. Мотивационные встречи

Мотивационные встречи (иногда называемые сеансами тимбилдинга) специально разработаны для того, чтобы заручиться поддержкой группы или команды работников в отношении усилий по изменению. Такие встречи проводятся для поднятия энергии и воли участников для достижения определенной цели. Они также играют решающую роль в укреплении отношений между менеджерами компании и сотрудниками, помимо продвижения корпоративной культуры. Как ведущий мотивационной встречи, вы должны обратиться к ним как эмоционально, так и логически. На такой встрече диалог имеет решающее значение, и люди должны чувствовать, что их услышали, прежде чем они захотят принять и даже реализовать то, что задумала компания.

Вывод

Список различных типов деловых встреч и их целей просто бесконечен, и описанное выше — лишь некоторые из них. Хотя разные типы деловых встреч имеют разные цели и задачи, их объединяют определенные аспекты. Совещания представляют огромную ценность как для сотрудников, так и для компаний. По сути, как фасилитатор, вы должны соответствующим образом планировать, чтобы проводить встречи в соответствии с потребностями организации.

Изображение через wallpaperbix