7 советов по проведению эффективных виртуальных собраний команды

Совещание команды является неотъемлемой частью повседневной деловой жизни. Он может дать так много, если с ним правильно обращаться. Однако на современном предприятии все больше и больше людей работают удаленно. Гораздо больше дискуссий происходит в виде виртуальных встреч, чем личных. Не так-то просто эффективно проводить виртуальные встречи команды. Здесь мы предлагаем вам семь советов и приемов для вас.

Совет 1. Выберите программное обеспечение для виртуальных встреч

Убедитесь, что программное обеспечение для виртуальных собраний, которое вы используете, имеет все необходимые функции. Одной из ведущих на рынке является ezTalks Cloud Meeting, которая обладает эффективным набором функций: групповые встречи до 500 участников, неограниченное количество встреч, планирование встреч, HD-видео и аудио, совместное использование экрана, запись и воспроизведение, интерактивная доска, совместим с Mac, Windows, iOS и Android.

Совет 2. Повестка дня, введение, действия

На регулярном собрании команды не должно быть необходимости представлять членов команды. Сделайте исключение, если в команде есть новые участники, но не тратьте драгоценное время. Но всем нужно заранее ознакомиться с повесткой дня, чтобы подготовить свои взгляды. Также убедитесь, что все видят любые действия, записанные во время сеанса. Один из успешных способов добиться этого — поделиться своим журналом активности на экране по мере продвижения.

Совет 3. Вежливые и культурно осведомленные

Чтобы проводить эффективные виртуальные встречи команды, каждый участник должен как никогда осознавать, что он должен быть вежливым и тактичным. Слишком легко думать, что технология обеспечивает вас магическим щитом, или забывать, что дружеское поддразнивание не так уж и дружелюбно, когда вы не рядом.

Совет 4. График регулярных встреч

Одним из больших преимуществ виртуальных групповых совещаний является то, что ваше программное обеспечение для виртуальных совещаний может поддерживать регулярные сеансы планирования совещаний. Опять же, ezTalks Cloud Meeting предлагает напоминания о регулярных встречах, которые включают любые ссылки, необходимые для присоединения к сеансу.

Совет 5. Отсутствие многозадачности

Как участник виртуального собрания команды, вы должны помнить некоторые правила. А также необходимость одеться, даже если вы дома (это только вежливо), сконцентрироваться на происходящем. Не работайте в режиме многозадачности. Не берите электронные письма. Не уходите, чтобы открыть дверь. Не делай выпивку. Не ешь свой обед. Не болтай с соседом в соседней кабинке!

Виртуальные встречи команды намного эффективнее, чем чисто аудио встречи, по нескольким причинам. Возможно, самым важным является то, что это помогает людям отказаться от многозадачности! Если они знают, что их можно увидеть, на них накладывается дисциплинарное взыскание. Точно так же возможность обмениваться документами, презентациями, диаграммами и рабочими листами обеспечивает более высокий уровень взаимодействия и взаимодействия.

Совет 6. Что можно и чего нельзя делать

4 главных правила виртуальных командных собраний

• Будьте вежливы со всеми остальными членами команды

• Говорите четко и немного медленнее, чем обычно, особенно для международных команд.

• Сведите движения тела к минимуму, жестикулируйте медленно и естественно.

• Поддерживайте зрительный контакт, глядя прямо в камеру – не будьте тщеславны и следите за собой!

4 главных запрета на успешные виртуальные командные встречи

• Не издавайте отвлекающих звуков, не носите шумные украшения и не закрывайте микрофон.

• Не кричите и не делайте отвлекающих движений

• Не перебивайте других выступающих

• Не ведите посторонние разговоры в вашем местоположении

Совет 7. Завершите сеанс кулера с водой

Как и на встрече в реальной жизни, выделите время для краткой проверки того, что на сессии было сделано правильно, а что пошло не так. Пусть люди избавляются от своих забот, вместо того, чтобы ходить за угол и жаловаться всем и каждому, собираясь у фонтана.

Резюме

Выше приведены семь советов о том, как эффективно проводить виртуальные встречи команды. Виртуальные встречи команд становятся все более распространенным явлением, чем когда-либо. Однако их использование для регулярных собраний команды все еще довольно новое. Пока вы выбираете подходящий набор базовых технологий и применяете более жесткие правила, чем вы ожидаете при личных встречах, виртуальные встречи могут быть даже более экономичными, чем встречи в реальной жизни.