Как настроить представительский конференц-зал
Конференц-зал для руководителей используется компаниями для проведения встреч руководителей, проведения офисных мероприятий для коллег по работе и приема других бизнесменов. То, как компания обустраивает свой конференц-зал, может сильно повлиять на то, как его участники воспринимают встречу, поскольку те, кто сидит сзади, могут не слышать или видеть что-либо, что происходит спереди. Ниже мы рассмотрим, как можно настроить и украсить конференц-зал для руководителей.
Аппаратное обеспечение ezTalks
Компоненты, необходимые для установки представительского конференц-зала
Технологии
По мере того, как цифровизация стремительно ворвалась в 21 век, аудиовизуальное оборудование стало дополнительным преимуществом для проведения совещаний. Некоторым важным выбором, который следует включить в ваши технологические требования, являются экраны, дисплеи и оборудование для двусторонней удаленной видеоконференцсвязи. Опять же, подумайте, как технология будет использоваться в комнате. Некоторым конференц-залам потребуется только белая доска и маркер, в то время как для конференц-залов для руководителей потребуются сложные инструменты для телеконференций, такие как высококачественные камеры с микрофонами и программное обеспечение, такое как ezTalks Rooms Software.
Наличие этого программного обеспечения в вашем конференц-зале или домашнем офисе руководителя может гарантировать вам первоклассный опыт проведения конференций. Он позволяет планировать встречи с интеграцией календаря, осуществлять видеосвязь на нескольких экранах, а также легко управлять конференц-связью и отображать разделы.
Мебель
При обустройстве представительского конференц-зала важно понимать, как будет использоваться помещение, и определить наиболее важные требования. Конечно, для дизайна офиса руководителя должны быть задействованы стулья и столы, но для конференц-зала это нечто большее. Например, нужно ли участникам передвигать свои столы или стулья или поворачиваться на 360 градусов, чтобы смотреть на экран? Если это так, требование может состоять в том, чтобы получить стулья на роликах, которые могут свободно вращаться. Однако, если комната предназначена только для творчества, вы можете предусмотреть альтернативное расположение сидений, которое может способствовать большей свободе.
Что касается таблиц, вы должны учитывать не только размеры, но и использование. Будут ли люди в основном стоять или сидеть на своих собраниях? Если они используют представительский конференц-зал для постоянных встреч, вы можете подумать о том, чтобы получить стоячий стол или, что еще лучше, стол с регулируемой высотой. Кроме того, столы должны быть перемещены?
Осветление
Эта часть декора очень важна для оформления представительского номера. Слишком много мягкого освещения может вызвать у зрителей сонливость, а с другой стороны, резкое освещение может повлиять на глаза при чтении или просмотре экранов. Понимание цели вашего представительского конференц-зала необходимо для требований к освещению. Для конференц-залов или даже домашнего офиса руководителя, которые спроектированы так, чтобы быть удобными и уютными, требуется более мягкое освещение. В больших конференц-залах может потребоваться дополнительная яркость, а в комнатах с проекторами или экранами потребуется освещение с возможностью регулировки яркости по желанию.
Освещение является очень важной частью, и оно также зависит от расположения вашего зала заседаний. Если вы планируете иметь представительский конференц-зал с чрезмерным естественным освещением, вы можете подумать о том, чтобы установить жалюзи, чтобы уменьшить избыточное освещение. Если в вашем представительском конференц-зале нет окон, освещение должно быть основным соображением при его проектировании.
Шаги, необходимые для создания представительского конференц-зала
Технологии
• Определите, есть ли необходимость перейти на цифровые технологии.
• Купить оборудование для видеоконференций, такое как видеокамеры, микрофоны и т. д.
• Настройте программное обеспечение ezTalks Rooms, чтобы сделать видеоконференцсвязь максимально плавной.
При настройке удаленных видеоконференций программное обеспечение ezTalks Room — отличное решение, позволяющее получить максимальную отдачу от видеосвязи. Вы можете настроить видеоконференцию, выполнив следующие действия:
• Загрузите и установите программное обеспечение ezTalks room на компьютер с Windows, затем откройте программное обеспечение Rooms. На странице комнат вы получите идентификатор и код подтверждения, которые будут использоваться в приложении.
• Установите приложение ezTalks на другие устройства (Windows/Mac/iOS/Android), перейдя по ссылке www.eztalks.com/download.
• Добавьте комнаты ezTalks в приложение ezTalks. Для настольных компьютеров перейдите к значку комнаты в правом верхнем углу и нажмите кнопку +, чтобы добавить идентификатор комнаты. В мобильном приложении перейдите к разделу «Ещё», затем «Комнаты», чтобы добавить комнату.
• Вы можете начать встречу с ezTalks Room.
• Другие пользователи могут присоединиться к собранию с помощью ezTalks Room. После того, как вы начнете хостинг, другие пользователи смогут присоединиться к собранию со своих мобильных телефонов или настольных компьютеров через мобильные приложения или раздел комнаты ezTalks.
Мебель
• Узнайте тип конференц-зала, который вы хотите
• Выберите широкий выбор доступных столов и стульев
• Наймите офисного дизайнера, если вы не можете справиться с этим в одиночку, и сообщите ему свои требования.
Осветление
• Имейте в виду расположение вашей представительской комнаты.
• Используйте тусклый свет там, где есть избыток естественного света, или яркий свет, если окон вообще нет.
• Проконсультируйтесь с экспертом, чтобы получить лучшие идеи для вашего представительского конференц-зала.
Вывод
Эффективное и стратегическое планирование может улучшить содержание встречи, но для вас чрезвычайно важно учитывать обстановку и процессы встречи, чтобы украсить офис руководителя. Наличие прекрасно оформленного офиса руководителя или конференц-зала для руководителей поможет работать и повышать командный дух. Кроме того, конференц-зал является одним из наиболее посещаемых приглашенными бизнесменами мест в вашей компании, помимо вашего личного кабинета. Хорошо спроектированный офис со сложной системой двусторонней связи скажет им, что вы действительно настроены серьезно.