Шаги по использованию онлайн-видеоконференций для улучшения антикризисного управления
Когда дело доходит до конференц-связи, наш разум представляет изображение, на котором показаны различные видеосистемы, установленные в физическом конференц-зале, где организаторы и участники собираются вместе в соответствии с запланированным временем, точно так же, как ежемесячные собрания или семинары компании. Очевидно, что опоздавшие пропустят такую конференцию, если застрянут в пробке или в метель.
Предыдущие традиционные системы конференц-связи были не такими удобными, потому что мы могли организовать свое время для их адаптации, но в остальном это не противоречит. Технологии развиваются, и появление онлайн-видеоконференций уже изменило наши процедуры проведения конференций и играет важную роль в деловом сотрудничестве.
Онлайн-видеоконференции более гибкие и удобные для пользователя, поэтому мы можем использовать их, чтобы справляться с незапланированными и непредвиденными ситуациями. Мы составили список шагов, которые вы можете предпринять, чтобы создать комплексные решения для работы в чрезвычайных ситуациях с помощью веб-видеоконференций:
Шаг 1. Подумайте, сколько комнат вам нужно
Онлайн-конференц-зал создать намного проще, чем забронировать реальный конференц-зал. Вы также должны тщательно продумать это в соответствии с вашими потребностями, иначе все будет в беспорядке. Разные встречи в разных комнатах, поэтому вы должны дать своей комнате правильное имя, и участники встречи также могли легко найти его, например, «Команда ezTalks Onion». Если ваша встреча проводится время от времени, вам лучше дать вашей комнате фиксированное имя. Если ваша комната предназначена для временного использования, вы можете изменить название в соответствии с целями и тематикой конференции.Шаг 2. Подробно опишите каждую комнату
Если вы создали несколько комнат для резервного копирования на случай кризисных ситуаций, вы должны пометить простое введение в каждую комнату, указав, когда посещать собрание и кто имеет доступ к комнате.
Если вы все еще беспокоитесь о том, что кто-то может пренебречь инструкциями, вы можете отправить им электронное письмо и рассказать им, как присоединиться к собранию, если они используют свой браузер, планшеты или мобильные устройства.
Шаг 3. Решите, сколько участников вы хотите пригласить
Когда вы закончите создание онлайн-конференц-зала, в теории у всех будет доступ к этой комнате. Но вы знаете, что в школе в каждом классе есть ограниченное количество мест для учеников, точно так же каждый онлайн-конференц-зал имеет свой размер. Вы можете использовать бесплатный конференц-зал на 100 участников или купить дополнительный доступ для большего количества участников.
Поскольку ресурс ограничен, вы должны четко подумать о том, сколько людей вы хотите пригласить, и стоит ли вам создавать новую комнату или нет.
Одним из преимуществ современных онлайн-видеоконференций по сравнению со старыми является то, что вы можете присоединиться к собранию, где бы вы ни находились и какие бы устройства вы ни использовали. Вы можете присоединиться к встрече, щелкнув ссылку приглашения в браузере или введя код при использовании смартфона. Так что вы больше никогда не будете бояться опоздать на встречу.
Шаг 4. Протестируйте свое оборудование и ознакомьтесь с программным обеспечением для конференц-связи
Если во время встречи произойдет какой-либо кризис, вам лучше провести фиктивную встречу, чтобы проверить вашу систему и убедиться, что все в порядке. Вы должны проверить, стабильна ли ваша серьезная сеть, и протестировать все функции инструмента видеоконференцсвязи, который вы используете. Так что вы можете провести встречу успешно.