Советы по проведению веб-конференций

Веб-конференции — это эффективный, экономичный и удобный способ общения и совместной работы с географически удаленными сотрудниками и клиентами. Сегодня веб-конференции доступны практически на любом устройстве и используются для многих целей, в том числе для обучения персонала, собраний акционеров, запуска новых продуктов, маркетинговых услуг и даже для проведения собеседований с потенциальными сотрудниками.

Тем не менее, несмотря на то, что веб-конференция устраняет хлопоты и расходы, связанные с деловыми поездками, ваша конференция по-прежнему потребует такого же количества предусмотрительности и усилий, как и личная встреча, чтобы она была ценной и конструктивно использовала время как для вас, так и для вашего участники. К счастью, есть некоторые вещи, которые вы можете сделать, чтобы предоставить интересный материал, который поможет вашим посетителям сосредоточиться и активно участвовать в собрании. Вот несколько советов, которые помогут вам проводить онлайн-встречи так, как вам нужно.

Убедитесь, что виртуальная среда подходит для встречи

Существуют различные типы встреч, такие как встречи руководства, встречи по планированию проекта, творческие сеансы мозгового штурма, звонки по продажам, встречи с клиентами и сеансы редактирования видео в реальном времени. Однако на некоторых типах встреч необходимо встречаться с людьми лицом к лицу, например, важные встречи с потенциальными клиентами или личные обсуждения развития занятости. Если вы считаете, что содержание встречи подходит для виртуальной встречи, сделайте это. Если вы считаете иначе, отправляйтесь на встречу с клиентом лицом к лицу.

Знай свою аудиторию

Прежде чем готовиться к онлайн-веб-встрече, постарайтесь узнать свою аудиторию. Перед встречей необходимо знать свою аудиторию, так как это поможет вам подготовить правильный контент для виртуальной встречи, которым можно будет поделиться со всеми участниками. Тип приложения, используемого для виртуальных встреч, должен быть простым в использовании, таким же, как телефонный звонок или нажатие кнопки. Вы должны убедиться, что участники знакомы с технологией веб-конференций.

Заранее разработайте план и график встречи

Перед началом виртуальной встречи необходимо установить правила прохождения контроля и выступления. Вы можете использовать технологию, которая позволяет участникам щелкнуть флажок, чтобы позвонить или поднять руку в режиме виртуальной презентации . Также установите основные правила для личных чатов, сторонних чатов и модных трансляций.

Выберите правильного модератора

Модератор играет важную роль в определении тона и помогает следить за повесткой дня собрания. Роль модератора заключается в том, чтобы каждый участник имел возможность задавать вопросы и комментировать тему. В обязанности модератора также входит проверка того, может ли кто-либо из участников, желающих оставить комментарий или выступить, принять участие. Убедитесь, что выбранный вами модератор знаком с особенностями систем веб-конференций.

Сохраняйте содержимое виртуальных встреч

Выберите программное обеспечение для виртуальных совещаний с функциями для сохранения различного контента, созданного во время виртуальных совещаний, например заметок на доске, документов, заметок, обсуждений, чатов и другого важного содержимого. Вам необходимо убедиться, что сеанс и аудиофайлы сохранены, так как они могут быть использованы коллегами, которые по какой-либо причине не смогли принять участие в виртуальной встрече.

Отрепетируйте свою презентацию

Держитесь подальше от чтения прямо с листа бумаги. Даже если ваши участники не могут видеть вас во время презентации, они смогут сказать, что ваша подача неестественна. Если вам нужно охватить много материала и вы беспокоитесь, что что-то упустите, план — отличный способ продолжить тему. Бонус: вы также можете выделить определенное количество времени для каждой темы в вашем плане, чтобы ваша конференция не сбивалась с пути.

Избегайте дублирования речи и визуальных эффектов.

Точно так же, как вы должны избегать чтения прямо с листа бумаги, убедитесь, что вы также не читаете прямо со слайдов PowerPoint. Вместо этого ограничьте текст на своих слайдах несколькими ключевыми пунктами, которые вы можете расширить во время презентации.

Обеспечьте визуальные эффекты

Чтобы получить максимальную отдачу от инвестиций в веб-конференции, обязательно используйте все инструменты и функции, предоставляемые вашим сервисом. И помните, что графики, диаграммы и другие визуальные элементы — отличный способ упростить обработку сложной информации.

Выделите время для сессий вопросов и ответов

Они проводятся в конце конференции, если она длится 30 минут или меньше. Если оно превышает 30-минутную отметку, вы должны разрешить небольшие сеансы вопросов и ответов в критические моменты на протяжении всей встречи, например, после каждого докладчика или темы. Это позволит вашим участникам ответить на соответствующие вопросы, прежде чем переходить к более сложному материалу, в отличие от сохранения всех их вопросов до самого конца вашей конференции, когда вы перейдете к несвязанному материалу.

Вывод

Выше приведены советы и рекомендации по использованию веб-конференций. Службы совместной работы в Интернете, такие как настольные конференции, могут сыграть важную роль в успехе вашей компании. Однако необходимо использовать правильные инструменты веб-конференций, которые позволят вашим партнерам, клиентам и сотрудникам легко сотрудничать и взаимодействовать.

Приложение для веб-конференций ezTalks — это идеальный инструмент для виртуальных встреч, предлагающий множество преимуществ по сравнению с облачными решениями. Некоторые из наиболее заметных из них включают интеграцию, брендинг и локальную безопасность. Приложение веб-конференции оснащено несколькими важными функциями, такими как видеоконференции, аудиоконференции, веб-конференции и многое другое.