7 лучших правил этикета виртуальных встреч для успешного проведения встречи

Во всем мире встречи проходят через Интернет, по телефонным линиям, с использованием видеоконференций и других технологических средств. Преимущество таких встреч в том, что коллеги могут встречаться и обсуждать проекты, не находясь в одном географическом месте.

Виртуальные встречи могут значительно сэкономить время, поскольку они позволяют компаниям проводить встречи без необходимости бронировать командировки. В то время как виртуальные встречи предлагают массу преимуществ, они имеют серьезные проблемы, чем просто выбор из множества вариантов для видеоконференций, телеконференций или веб-встреч. Ниже представлены 7 эффективных правил этикета виртуальных встреч, которые помогут провести успешную встречу.

Определите свою повестку дня

Поймите, что виртуальные встречи предназначены для экономии времени и повышения производительности. Таким образом, они не должны работать слишком долго. Как лидер виртуальной встречи, запланируйте время начала и окончания и сделайте встречу максимально краткой. Если вы намерены запланировать встречу на час, скорее всего, вам потребуется больше часа, так как какой-то участник уведет разговор в дебри. Итак, запланируйте встречу на половину времени, которое вы планировали ранее. Подготовьте повестку дня и сообщите участникам цель собрания. Участники должны уважать цель собрания.

Выберите правильный сервис

Следующий этикет виртуального собрания, о котором мы хотели бы упомянуть, заключается в том, чтобы заранее убедиться, что технология, которую вы собираетесь использовать, находится в хорошем рабочем состоянии. Почему? Это даст вам достаточно времени для внесения необходимых корректировок. Выбор надежного сервиса является ключом к успешной виртуальной встрече. Существует множество поставщиков услуг видеоконференцсвязи, но мы бы порекомендовали ezTalk Cloud Meeting в основном из-за его изображений высокой четкости и чистого звука.

Некоторые из примечательных функций включают совместное использование доски, совместное использование экрана, групповой чат и приватный чат, а также возможность записи для последующего воспроизведения. Это не все! Сервис позволяет проводить виртуальные встречи с участием до 500 человек.

Держите участников вовлеченными

Существует тенденция к тому, что виртуальные встречи начинаются сразу, что может негативно сказаться на построении отношений. Как фасилитатору, вам нужно, чтобы участники чувствовали себя связанными, чтобы ваша встреча прошла продуктивно. Как? Попросите каждого участника назвать себя перед группой. Кроме того, не забудьте напомнить им назвать свои имена. Еще один способ удержать внимание аудитории — задать вопрос и получить ответы в чате. Если есть участники, которые не собираются добавлять свой голос на встречу, их следует отключить, чтобы шумы с их места не отвлекали слушателей.

Обязательно говорите лаконично

Если вы лидер, излагайте свои мысли кратко. Виртуальные встречи могут быть скучными, когда говорит только один участник. Участники устанут слушать одного человека, который доминирует в разговоре. Участники должны чувствовать себя заинтересованными и иметь возможность высказаться и высказать свое мнение.

Иногда между участниками может быть временная задержка, поэтому вам нужно дать им достаточно времени для выступления. Если вы являетесь участником, намеревающимся высказать свое мнение, начните с представления себя, прежде чем начинать объяснять.

Закройте другие программы

Еще один этикет встреч виртуальной команды — всегда закрывать свои программы. Многие люди входят в виртуальные встречи с открытыми различными программами. Мой совет — закрыть все программы перед тем, как присоединиться к собранию. Это влияет на скорость работы вашего компьютера и чистоту звука. Кроме того, это избавит вас от смущения, если вы делитесь экранами. Вы же не хотите, чтобы ваши коллеги по работе знали, что ваш супруг собирается на вечеринку после работы! Держите открытым то, что требуется для встречи. Кроме того, постарайтесь присоединиться к собранию пораньше, чтобы вы не опоздали и не отвлекли участников.

Найдите спокойную и тихую обстановку

Пока вы встречаетесь виртуально, вам нужно провести встречу в профессиональной обстановке. Найдите тихое место, где нет фонового шума. Если вы участвуете дома или в общественном месте, найдите тихую отдельную комнату и выключите телевизор и музыку. Если возможно, попросите кого-нибудь занять маленьких детей или домашних животных, чтобы они не мешали вашей встрече. Мы бы рекомендовали профессиональный дресс-код для поддержания профессионального имиджа и сидеть в кресле, а не лениво разваливаться на диване.

Сосредоточьтесь на встрече

На встрече лицом к лицу вы не просто встаете и ходите. Виртуальные встречи не исключение. Вы не должны нажимать кнопку отключения звука и отвечать на электронные письма, просматривать веб-страницы. Это важный этикет виртуальных встреч. Даже если вы отключите микрофон, ваши движения или действия во время встречи могут быть истолкованы как попытка дать сигнал ведущему дать вам возможность высказать свое мнение. Это может отвлечь говорящего или всю аудиторию. Участники должны сосредоточиться на собрании, а также уважать повестку дня собрания.

Вот и все, 7 правил этикета для собраний виртуальной команды. Следуя этим советам, можно предотвратить проведение фасилитатора и участников совещаний, которые длятся слишком долго или неэффективны.