10 советов для удаленной встречи

Способы работы и сотрудничества команд постоянно меняются. Аутсорсинг, удаленная работа и консалтинг находятся на подъеме. Предпочтение клиентов общаться удаленно, а не лично из-за нехватки времени становится все более распространенным явлением. Одна из основных проблем, которая в течение некоторого времени мешает удаленной работе, заключается в том, как эффективно провести виртуальную встречу. Определение удаленной встречи — это когда люди со всего мира используют текст, аудио и видео для общения в Интернете независимо от их местоположения. Такие встречи позволяют людям обмениваться данными и информацией в режиме реального времени и не требуют, чтобы они присутствовали в одном физическом месте. Непродуктивные удаленные собрания нежелательны, их нельзя рассматривать как часть деятельности организации, поэтому важно изучить полезные советы по проведению удаленных собраний.

10 основных советов для удаленной встречи

Как упоминалось ранее, проведение эффективных удаленных совещаний может быть довольно сложным. Вот почему люди должны быть вооружены полезными и практичными советами по проведению удаленных встреч, которые могут гарантировать, что их встречи будут успешными и продуктивными. Вот несколько советов по проведению удаленных совещаний:

1. Идеальные инструменты для удаленных собраний

Всегда рекомендуется выбирать правильные инструменты для удаленных собраний, которые удовлетворят ваши потребности или будут служить намеченной цели. Сегодня на рынке есть несколько эффективных программ, которые можно использовать для проведения удаленных совещаний, таких как ezTalks Meetings. Такое программное обеспечение поддерживает видеоконференции , совместный доступ к рабочему столу и множество других функций, способствующих успешному проведению удаленных совещаний. Возможно, это можно считать одним из основных факторов, способствующих проведению эффективных удаленных совещаний. Инвестируйте в инструмент для совещаний, такой как ezTalks Cloud Meeting, который является быстрым и простым в использовании.

2. Чувствительность часового пояса

Люди, отвечающие за организацию удаленных совещаний, должны взять за правило выбирать время, подходящее для всех посетителей/участников. Это обеспечит присутствие всех участников и в конечном итоге приведет к эффективному совещанию.

3. Повестка дня

Хорошей практикой является предоставление повестки дня удаленной встречи до ее проведения. Это гарантирует, что ни один посетитель не будет отвлечен. Совместное использование повестки дня на один или даже два дня позволит всем участникам не сбиться с пути. Помимо того, что повесткой дня следует поделиться заранее, ее следует тщательно спланировать, чтобы она охватывала только конкретные вещи и придерживалась заранее определенного плана.

4. Приглашения

Очень сложно проводить удаленные встречи с большим количеством участников. В основном это связано с технологическими ограничениями и неспособностью каждого внести свой вклад во время собрания. Рекомендуется начать с небольшого числа участников и постепенно увеличивать их число по мере повышения успешности удаленного управления командой.

5. Сформулируйте правила

Независимо от того, будет ли это повторяющаяся встреча, сессия утверждения, обновление проекта или даже мозговой штурм. Важно разработать правила, которые будут контролировать ход собрания. Его следует разослать до собрания или, что еще лучше, подготовить на более длительный срок. Неконтролируемые удаленные встречи не способствуют творчеству и не являются продуктивными. На самом деле, они, скорее всего, приведут к хаосу, потому что все захотят говорить одновременно или кто-то захочет доминировать в разговоре.

6. Введение

Каждый, кто присутствует на удаленном собрании, должен быть представлен в самом начале лицом, председательствующим на собрании. Это способствует легкому взаимодействию между участниками, а также будет поддерживать вовлеченность людей с самого начала. Еще одна причина представить всех – это то, что видеокамера не показывает всех спикеров во время удаленной встречи. Люди, как правило, с большей готовностью вносят свой вклад и будут более открытыми, когда им известна личность вызывающего абонента.

7. Светская беседа

Не менее важно, чтобы участники удаленной встречи имели светскую беседу до начала встречи. Это полезно, потому что заставляет людей чувствовать себя связанными, а также помогает им чувствовать свое присутствие. Вещи, которые следует обсуждать во время светской беседы, должны касаться вопросов, не связанных с работой.

8. Напоминание о цели

Это один из лучших советов по удаленным встречам. Участникам следует напомнить о цели встречи сразу же, как только она начнется. Этого можно добиться, поместив наклейку с целью встречи на интерактивную доску для совместной работы, если она доступна. Это помогает держать его свежим в памяти всех, кто присутствует.

9. Подготовка

Технология очень хороша, но иногда она может разочаровать. Это основная причина, по которой разумно всегда присоединяться к собранию немного раньше запланированного времени. Это позволит вам проверить, все ли работает правильно, а не устранять непредвиденные проблемы. Раннее начало также дает вам возможность найти альтернативу, если ваше аппаратное или программное обеспечение испытывает проблемы.

10. Обратная связь

Лучший способ поддерживать внимание и вовлеченность всех участников удаленной встречи — постоянно запрашивать обратную связь. Это не даст никому возможности отключиться. Кроме того, это побудит всех к активному участию, выражая опасения, комментируя и даже задавая вопросы.

Приведенные выше советы по дистанционному совещанию не являются исчерпывающими, так как их гораздо больше, но их должно быть достаточно для проведения эффективного совещания.

Вывод

Приведенная выше информативная информация об определении удаленных собраний и советы должны помочь компаниям в проведении успешных удаленных собраний.