8 советов по успешному участию в собрании

Собрание компании позволит вам легко быть замеченным вашими коллегами, а также начальством. Все, что вы принесете на встречу, может создать у окружающих оптимистичное или неправильное впечатление о вас. Крайне важно заранее подготовиться к деловым встречам, а также придерживаться некоторых основных правил, которые помогут вам привлечь к себе внимание во время конференции. Здесь мы поговорим о некоторых важных советах для эффективного участия в собраниях.

1. Четко объясните цель встречи

Первым советом по участию во встречах будет четкое объяснение цели конференции. Вы столкнетесь с несколькими встречами, которые вообще не имеют никакой реальной цели. Как ни странно, бесцельная конференция может быть результатом чрезмерного количества расписания или большой импульсивности, приводящей к наспех составленной концепции с нечетко определенной целью. Постарайтесь понять цель созыва конференции, и для этого вам нужно задать себе вопрос, что именно вы хотели бы сообщить своим участникам относительно проведения встречи. Кроме того, будет также благоразумно оценить, будет ли наиболее эффективным способом достижения вашей цели групповое собрание.

2. Делайте взносы

Ваше участие в собрании будет неполным, если вы покинете собрание, не сделав никакого вклада. В то время как некоторые конференции более интерактивны, другие в основном предназначены для предоставления информации. В обоих случаях попробуйте задать любой вопрос, сделать замечание или просто протянуть руку помощи. Постарайтесь дождаться идеального случая, чтобы сделать соответствующие комментарии, а также примите меры, чтобы не показаться неискренним. Если вы хотите сделать кому-то комплимент, было бы разумно сообщить этому человеку о том, что именно вы положительно относитесь к нему или к ней.

3. Выберите время

Во время вашего участия в собрании не комментируйте то или иное предложение или презентацию первым, если вы не являетесь экспертом или старшим менеджером. Вместо этого кто-то другой может ответить на ваши вопросы, и вы обнаружите, что на самом деле неправильно поняли то, что вам говорили. Будьте готовы сделать любой комментарий, когда вы уверены, что ваше мнение действительно необходимо.

4. Никогда не пытайтесь доминировать

Еще одним эффективным правилом участия в собрании будет не доминировать в обсуждении, даже если у вас есть ценные вопросы, которые необходимы для собрания. Кроме того, позвольте другим высказать свое собственное мнение после того, как вы изложите свою точку зрения - они могут добавить еще несколько точек зрения, которые вы хотели бы добавить сами, предоставив вам возможность откинуться на спинку стула и внести свой вклад позже.

5. Пригласите меньшее количество участников

Ограничение числа лиц, участвующих в собрании, сэкономит вашим сотрудникам значительное количество времени. Им не нужно тратить свое время на несущественные конференции, и это поможет им сосредоточиться на других жизненно важных задачах. Кроме того, вы сможете проводить более целенаправленные и продуктивные встречи только с основными заинтересованными сторонами.

6. Начинайте и заканчивайте вовремя

Если у вас есть обязанность организовывать встречи на регулярной основе, и вы хорошо известны как человек, который начинает и заканчивает вовремя, не будет ничего удивительного, если многие из ваших коллег попытаются появиться на ваших встречах охотно. Люди оценят вас за ваши навыки участия в собраниях, если вы понимаете ценность их времени. Кроме того, никогда не организуйте встречу, которая должна длиться более 60 минут. Один час обычно является максимальной продолжительностью времени, в течение которого работники могут сосредоточиться без перерыва.

7. Оставайтесь под контролем

На вас возложена обязанность держать всех в рабочем состоянии на тот случай, если вы возглавите конференцию. Очевидно, что это жизненно важная роль для вас, и это может быть довольно сложно, если тема встречи имеет для вас большое значение. Вещи могут начать дрейфовать, и в этом случае вы должны распознать это, а также без промедления вернуть его к нужной точке. Очень важно определить касательную и убедиться, что вы справитесь с ней впоследствии. Могут возникнуть ситуации, когда некоторые люди могут настаивать на конкретной личной повестке дня, и в этом случае вы должны попытаться ограничить вклад этого человека во время разговора с ним за пределами конференции относительно того, что следует ожидать от него на собраниях.

8. Следите за электронными гаджетами

В настоящее время большинство из нас имеет привычку постоянно проверять свои смартфоны, что может отвлекать нас от целей встречи. Вам решать, смогут ли ваши участники пользоваться своими мобильными телефонами во время конференции. Одним из эффективных советов по участию в собрании будет позволить участникам перевести свои смартфоны в режим вибрации во время собрания и отвечать на любые звонки только в том случае, если они действительно срочные.

ezTalks Meetings — наиболее эффективное приложение, предназначенное для онлайн-бизнес-конференций. Его можно легко использовать во время любой физической встречи, чтобы другой человек, находящийся удаленно от вас, мог легко участвовать в конференции.

Вывод

Изучив эти вышеупомянутые советы по участию в собрании, вы сможете предложить ценные рекомендации для каждого собрания в будущем. Кроме того, участники собраний, организованных вами, могут использовать вашу тактику для самостоятельной организации отличных конференций.