Как сделать виртуальные встречи более интерактивными
Во все более глобализированном и конкурентном мире предприятия быстро переходят на инструменты интернет-коммуникации, чтобы сократить расходы и повысить эффективность. Более 80% фирм по всему миру в настоящее время проводят виртуальные встречи с помощью технологии видеотелеконференций. Для тех, кто в темноте, виртуальная встреча позволяет вам и вашей команде наверстать упущенное в Интернете - независимо от вашего местоположения. Видите суть?
Если вы владелец бизнеса, недавно перешедший на новый уровень, и вам постоянно интересно, как сделать виртуальные собрания более интерактивными, вот несколько лучших отраслевых практик, которые помогут вам максимально эффективно использовать ваши собрания:
1. Ставьте четкие цели
Это правда, что импровизированные встречи могут породить творческие идеи, но что вы будете делать, когда дела пойдут наперекосяк? Именно тогда вы определяете свои цели для следующей встречи. Когда у вас есть повестка дня, у вашей команды будет достаточно времени, чтобы обдумать ключевые моменты. Кроме того, введение основных правил было бы хорошим способом поддерживать порядок во время встречи. Любое правило, которое, по вашему мнению, поможет повысить эффективность, должно быть проверено. Опытные лидеры команд иногда начинают с конечного результата, чтобы тонко намекнуть команде, что они настроены серьезно, но есть одна загвоздка. Если вы поставите перед собой слишком много целей, ваша встреча может превратиться в скучный марафон, который вернет вас к исходной точке. Отличные встречи точны и кратки. Планируйте заранее, определитесь с парой целей и сразу же отправьте эту повестку дня!2. Убедитесь, что вы правильно настроены
Единственным самым большим препятствием на виртуальных встречах являются эти надоедливые технические проблемы. Перерыв в общении может буквально сорвать встречу, убить ваш поток и время. Представьте, что у вас отличная дискуссия о развертывании вашей новой маркетинговой стратегии, и вдруг — щелк! Звук вашего вице-президента по маркетингу обрывается. Ваша команда отвлекается, у вас заканчиваются идеи, а затем Рождество заканчивается. Единственный выход из этой неразберихи — проверять оборудование перед каждой встречей с вашими техническими специалистами. Или вы можете выбрать программное обеспечение для конференц-связи с умом. Одним из способов устранения проблем с оборудованием является подписка на облачную службу, такую как ezTalks Cloud Meeting. Все, что нужно сделать, это зарегистрироваться в их службе, и простого веб-браузера будет достаточно для проведения больших встреч.
3. Поддерживайте сердечную, но спокойную атмосферу
Единственный способ побудить вашу команду быть более открытой — это немного расслабиться. Давайте выкинем корпоративную атмосферу из окна и попробуем начать неформальный мозговой штурм, где каждый может задавать вопросы и комментировать, если поток идей — это все, что вам нужно. Один из способов растопить лед — начать с опроса или открытого вопроса. Или вы можете разработать презентации или видеоролики, которые заставят ваших участников принять участие, когда просто беседы не помогут. Если вы поджимаете крайний срок, спланируйте ход встречи более четко. Вернитесь к старым школьным методам случайного перемещения участников или попробуйте задать конкретные вопросы: «Дэвид, что ты думаешь об этом?»
4. Всегда используйте функции видео
Подумайте об этом, что интереснее? Текстовые и звуковые чаты быстро становятся однообразными и теряют привлекательность. Исследования показывают, что участники более активны и осознанно относятся к своей продукции во время просмотра видео, в то время как при работе с текстом большинство сотрудников по большей части даже не могут сосредоточиться. Таким образом, наличие трансляции в формате HD творит чудеса с общим настроением и тоном встречи. Кроме того, у ваших участников нет возможности легко отвлекаться или многозадачность, в конце концов, вы можете контролировать друг друга.
5. Освойте элементы управления администратором
Сегодня большинство программ для конференц-связи поставляются с предустановленными элементами управления администратором. Если вы босс, вы можете управлять привилегиями участников, такими как кнопка отключения звука. Часто неправильно используемая кнопка отключения звука приносит больше вреда, чем помощи. Отличное программное обеспечение позволит вам переключать режимы и контролировать аспекты общения, например решать, кто будет говорить, а кто уйдет. Наличие контроля позволит вам вмешаться, как только вы почувствуете, что что-то идет не так. Вы также можете записывать свои встречи для последующего анализа. Поэтому убедитесь, что ваше программное обеспечение позволяет вам осуществлять достаточный контроль над совещанием. Когда у вас будет достаточно инструментов для эффективного наблюдения за совещанием, отвлечения и отговорки будут в страхе.
Вывод
Виртуальные встречи — это находка для владельцев любого бизнеса — малого или крупного. В конце концов, кто бы не хотел использовать талант в глобальном масштабе? Небольшие усилия, чтобы оживить ваши встречи, будут иметь большое значение для повышения морального духа вашей команды и повышения общей производительности и производительности организации. Преимуществ пруд пруди, каждому свое. Крупные корпорации экономят массу бумажной работы, а компаниям с ограниченным бюджетом не нужно тратить ресурсы на путешествия и поиск талантов. С достаточным планированием интерактивного сеанса, хорошей платформой для конференций вы можете фактически управлять своей компанией из своей уютной спальни или местного кафе.