Встреча один на один: как провести ее эффективно

Коммуникация чрезвычайно важна для каждого бизнеса или организации. В организации, где мало коммуникаций, очень мало достигается. Обычно менеджеры и директора мало задумываются о важности коммуникации. Со временем это оказывается дорогостоящей ошибкой для всей организации. Отсутствие связи действительно разорвало многие организации. Один из способов, с помощью которого вы можете улучшить общение со своими сотрудниками или членами команды, — это встречи один на один.

Что такое встреча один на один?

Проще говоря, встреча один на один — это встреча, на которой один сотрудник или член команды отчитывается перед своим руководителем. Обычно менеджер встречается с каждым сотрудником в назначенное время. Эти встречи, как правило, носят неформальный характер и очень сильно отличаются от совещаний по оценке эффективности.

Каковы преимущества эффективных встреч один на один?

1. Создайте прочные отношения

Нельзя переоценить, насколько важна коммуникация для организации. Как правило, людям легче общаться там, где существуют отношения. Это означает, что если ваши сотрудники сочтут вас неприступным, им будет сложно с вами общаться. Если у вас действительно нет на них времени, или если вы не прилагаете никаких усилий для создания с ними отношений, они останутся в стороне и будут видеть в вас только отдаленного начальника. Встреча один на один — это прекрасная возможность пообщаться с вашими сотрудниками.

Неформальный характер этих отношений облегчает вам открытое общение с ними. Вы также можете тренировать и контролировать их во время этих встреч. Только сидя с каждым сотрудником и слушая их, вы создадите прочные отношения, которые могут оказаться чрезвычайно полезными для вашей организации.

2. Решение проблем

Вы будете удивлены тем, сколько проблем возникает у ваших сотрудников на рабочем месте, когда вы проводите встречи один на один. Иногда у них действительно нет возможности направить свои проблемы и разочарование, в результате чего обида переносится на их работу. Они часто недооценивают или не могут полностью реализовать свой потенциал, если у них есть проблемы, которые не были решены.

Проблем на работе много и они разные. У некоторых могут быть проблемы с коллегами по работе. Некоторые могут возмущаться нынешней системой продвижения по службе. Другим может просто не хватать оборудования, необходимого им для выполнения своей работы в меру своих возможностей. Некоторые сотрудники могут не захотеть поднимать такие проблемы на других встречах, но они могут открыться во время встречи один на один. Когда вы решите их проблемы, их производительность может значительно улучшиться.

3. Мотивация

Еще одна причина, по которой вам нужно выделять время для встреч один на один, заключается в том, что вы можете мотивировать своих сотрудников. Вам понравилось, как они выполнили определенное задание? Цените их за это. Нравится ли вам их отношение или преданность своей работе? Обязательно упомяните об этом. Являются ли их навыки решения проблем исключительными? Похвалите их за это. Никогда не узнаешь, что слова благодарности от начальника могут значить для сотрудника.

4. Получите обратную связь

Как менеджеру, вам нужно как можно больше обратной связи от ваших сотрудников. Конечно, ваши идеи могут быть замечательными, а лидерские качества превосходными, но вам все равно нужно мнение других, если вы хотите правильно вести свой бизнес. Нет лучшего места, чтобы получить честную обратную связь от ваших сотрудников, чем во время встречи один на один. Нравится ли им, как продвигается проект? Как бы они хотели каких-либо изменений на рабочем месте? Как, по их мнению, это повлияет на них? Обратная связь важна, поскольку она позволяет вам увидеть вещи с точки зрения ваших сотрудников.

Как провести эффективную встречу один на один

Нельзя отрицать тот факт, что встречи один на один отнимают много времени, поэтому важно, чтобы они были продуктивными. Итак, как провести эффективную встречу один на один?

1. Имейте повестку дня

Это не обязательно должна быть официальная повестка дня, но и вы, и ваш сотрудник должны, по крайней мере, знать, чего ожидать во время встречи. Что вы собираетесь обсуждать? Попросите их прислать вам идеи о том, что, по их мнению, следует обсудить во время встречи по электронной почте. Таким образом, вы оба сможете должным образом подготовиться к встрече. Подготовка — ключевой компонент продуктивной встречи.

2. Будьте последовательны

Как у менеджера, у вас, вероятно, не так много свободного времени, и у вас может возникнуть соблазн проводить встречи один на один в удобное для вас время. Излишне говорить, что это будет дорогостоящей ошибкой. Это показывает вашим сотрудникам, что они являются для вас скорее удобством, чем приоритетом. Если они чувствуют, что вы принимаете их как должное, это может иметь негативные последствия для их работы.

Выделите время в своем расписании, чтобы провести встречу один на один с каждым из ваших сотрудников. Если вы не можете присутствовать физически, используйте программное обеспечение для телеконференций, такое как ezTalks Meetings. Это программное обеспечение позволяет планировать и проводить онлайн-встречи один на один, делиться экраном, записывать встречи и общаться в чате.

Некоторые из его лучших функций включают в себя включение интерактивных досок и качество HD-видео и звука. Вы можете использовать бесплатную версию программного обеспечения или платную версию для премиум-услуг. Это программное обеспечение также идеально подходит для встреч один на один, поскольку каждая встреча может длиться всего сорок минут. Вы также можете проводить столько встреч, сколько пожелаете, используя программное обеспечение. С таким программным обеспечением у вас действительно нет оправдания откладывать или отменять встречи один на один.

3. Сделайте их краткими

Лучше проводить краткую встречу один на один каждую неделю, чем проводить длинную раз в несколько месяцев. Если вы хотите, чтобы встречи один на один были эффективными, делайте их продолжительностью не более тридцати минут. Кроме того, не тратьте все это время на то, чтобы отдавать вашим сотрудникам приказы, рекомендации или команды любого рода. Слушать. Только слушая, вы узнаете о проблемах, с которыми сталкивается сотрудник. Только слушая, вы получите обратную связь о проектах и ​​рабочем месте в целом. Дайте сотруднику время внести свой вклад во время собрания.

4. Выберите правильное место

Можно проводить встречи один на один в своем офисе, но задумывались ли вы когда-нибудь о проведении встречи в офисе члена команды? Это может оказать огромное влияние на открытость сотрудника. Вы также можете рассмотреть возможность проведения встречи в неформальной обстановке, чтобы обеспечить более спокойную атмосферу.

Вывод

Ключом к эффективным встречам один на один является расстановка приоритетов для ваших сотрудников. Когда вы заставляете их чувствовать себя важными, вы можете совершать удивительные вещи.