Советы для успешной групповой встречи в деловом общении
В жизни бизнес-группы встречи являются неотъемлемой частью. Для успешного проведения таких собраний важно эффективно использовать свои управленческие навыки и способности. Недавние технологические достижения также изменили способы проведения групповых деловых встреч. Сегодня различные инструменты видеоконференцсвязи, такие как ezTalks Meetings и т. д., используются для личных встреч вместо того, чтобы вызывать участников лично в переговорные комнаты. Ниже приведены некоторые советы, которые могут сделать вашу групповую встречу в среде делового общения более эффективной.
Цель собрания: вы можете сделать групповое деловое собрание более эффективным, если у вас есть хорошая цель для его созыва. Вы должны рассказать о цели и цели созыва собрания в начале собрания. Наиболее важной частью эффективного проведения деловой встречи являются ее первые 5-10 минут, в течение которых руководитель встречи может установить основу, определить ограничения, привести ссылки, сообщить цель этой встречи и т. д. Вы можете организовать групповое собрание. эффективнее, вовремя начав и закончив его и говоря конкретно о главной цели во время общения с другими участниками. Собрание нужно начинать вовремя, а не ждать опоздавших, так как это может стать наказанием для тех, кто пришел вовремя. Более того, вместо того, чтобы повторять всю процедуру для опоздавших, вам следует продолжать общение как есть. Это послужит сигналом опоздавшим в будущем быть более пунктуальными.
Поощряйте открытые обсуждения: ваше собрание бизнес-группы может быть более эффективным, если поощрять других участников к открытому обсуждению. Это позволит застенчивым людям высказаться, а также предоставить вам отзывы от нетерпеливых участников, которые хотят внести более активный вклад в эти встречи. Обычно лидеры деловых встреч обычно доминируют над другими участниками, чтобы улучшить свои управленческие навыки. Такое доминирование может отбить у других охоту высказывать свое мнение по какому-либо вопросу. Чтобы проверить свои инстинкты доминирования на деловой встрече, лучше делегировать лидерство на этой встрече кому-то другому, если это возможно. Это позволит другим участникам встречи улучшить свои собственные управленческие навыки, организовав мысли группы, выступая в качестве лидера. Это также позволит им узнать, как планировать встречу и готовить ее повестку дня, чтобы сделать деловую встречу более эффективной . Открытые обсуждения на собрании могут помочь всем его участникам последовательно сосредоточиться на основных вопросах собрания.
Закройте первую тему, прежде чем продолжить: после тщательного обсуждения одной темы вы должны полностью закрыть тему после принятия окончательного решения, чтобы вы могли перейти к следующей теме в повестке дня всей групповой деловой встречи. Ваша встреча никогда не будет эффективной, если вы тратите время на то, чтобы перейти к следующей теме, не закрыв обсуждения по первой теме или ходить вокруг да около.
Просмотрите основные моменты: вы можете эффективно управлять собранием бизнес-группы, если знаете, как просмотреть основные вопросы обсуждения, закрывая каждую тему обсуждения или в конце всей встречи. Вы должны закончить встречу после просмотра графиков вашего времени и действий, а также выполнения заданий и планов. Это также позволит другим участникам собрания участвовать в принятии решений на этом собрании. Некоторые очень интересные вещи могут произойти, когда люди соглашаются в одном вопросе. Такие соглашения могут заставить других следовать им. Если большинство участников собрания решают выполнить определенную задачу в определенный момент времени, это может инициировать внутренний стимул для эффективной проверки, мониторинга и контроля вещей, а также избавления вас от этих обязанностей. Группа, работающая над тем же треком, может быть использована в качестве свидетеля, если кто-либо из участников жалуется на то, что должно быть сделано или что они должны были сделать. Таким образом, вы можете эффективно управлять групповым собранием, используя публичные обязательства других участников в качестве мощного инструмента.
Ведите протокол собрания: самая важная часть группового делового собрания — распространить его протокол в течение следующих 24 часов. Он будет вести учет важных решений, принятых на собрании, и действий, предпринятых по ним. Этот протокол собрания может быть использован в качестве доказательства, если в связи с этим возникнут какие-либо вопросы. Это поможет вам не только улучшить свои управленческие навыки, но и сделать проведение собрания более эффективным. Вы можете вести такие записи в письменной форме или с помощью некоторых решений для видеоконференций , таких как ezTalks Meetings и т. д., даже если вы провели личную встречу или организовали онлайн-встречу с помощью этого инструмента.
Таким образом, советы, обсуждаемые в этой статье, могут помочь вам сделать собрание вашей бизнес-группы более эффективным, чем раньше.