6 лучших советов для эффективных виртуальных встреч

В настоящее время многие компании, предприятия и учреждения имеют членов команды или клиентов, разбросанных по всему миру. Как руководитель вы чаще всего хотели бы проводить виртуальные встречи. В недавнем прошлом вам приходилось путешествовать туда, где находятся ваши подданные, чтобы встретиться с ними. Однако в настоящее время мир подключен, и с помощью виртуального / удаленного или онлайн-общения можно в любое время проводить встречи со многими людьми из разных мест, которые не обязательно находятся в одном офисе.

Вы когда-нибудь посещали конференцию, которая казалась вам бессмысленной тратой личного времени? Теперь вы можете выяснить, что та же самая встреча происходит удаленно с помощью видео- или аудиоконференции. На самом деле, было бы даже невероятно сложно оставаться в сортировке и взаимодействовать с информацией. Нельзя отрицать, что виртуальные встречи иногда сопряжены с некоторыми проблемами, начиная от технологических сбоев, плохого времени, неэффективных инструментов коммуникации и так далее. Несмотря на это, когда вы проводите такие встречи, очень важно, чтобы они были привлекательными и эффективными. Однако сможете ли вы достичь этой цели? Ниже приведены шесть советов для эффективных виртуальных встреч:

Шесть советов для эффективных виртуальных встреч

1. Получите лучший сервис виртуальных встреч для ваших нужд

Если вы планируете проводить виртуальные встречи, крайне важно выбрать лучшие инструменты для виртуальных встреч, которые идеально соответствуют вашим потребностям. Хорошей новостью является то, что существует множество самых популярных и невероятных сервисов онлайн-конференций. Некоторые из замечательных вариантов включают ezTalks Cloud Meeting , Join.Me, Google Hangouts и другие. Различные варианты часто превосходны в определенных функциях, которые, возможно, соответствуют вашим потребностям. Убедитесь, что у всех участников собрания есть доступные приложения, которые были протестированы для работы на их компьютерах или мобильных устройствах.

2. Заранее раздайте материалы и повестку дня

Если это не случайная встреча, официальные встречи часто имеют подробную повестку дня, в которой указывается, что будет обсуждаться, и, конечно же, количество времени, которое будет рассматриваться каждая тема. Если вы планируете виртуальную встречу, убедитесь, что вы заранее подготовили вопросы для обсуждения и избегаете схваток в последнюю минуту. Как правило, для эффективного виртуального общения удаленным участникам необходимо предоставить достаточно времени для доступа и ознакомления с материалами. Кроме того, любой документ (включая повестку дня) должен быть помечен и четко пронумерован, чтобы его можно было легко найти в ходе виртуальной встречи.

3. Предоставьте подробные инструкции о том, как присоединиться к встрече

Не следует полагать, что все являются интернет-вундеркиндами. Чаще всего вы будете встречать людей, которые никогда не использовали онлайн-платформу для встреч, и для этого у вас будет неэффективное общение. Поэтому при планировании таких встреч важно разослать приглашение и убедиться, что вы включили подробные инструкции о том, как присоединиться. Кроме того, включите процедуру того, чего ожидать и даже как связаться с вами, если у участника возникнут проблемы.

4. Уважайте часовые пояса

Виртуальные встречи могут иметь участников со всего мира в данный момент времени. Как мы все знаем, хотя для участников в Лондоне может быть предпочтительнее провести встречу около 2 часов дня, может оказаться невозможным попросить кого-то на Дальнем Востоке в то же время утром посетить встречу. встреча. Конечно, разница во времени является серьезной проблемой при организации виртуальной встречи, но вы можете управлять ею с помощью надстройки Google Calendar, часто называемой World Clock. Он показывает соответствующее время встречи в часовом поясе каждого участника.

5. Имейте запасной план

Независимо от того, насколько хорошо вы спланировали свою виртуальную комнату для совещаний, по-человечески невозможно все контролировать, и иногда что-то не получается. Например, у вас может быть сбой подключения к Интернету, ваше мобильное устройство/компьютер неожиданно выходит из строя, а иногда ваши участники не могут подключиться просто потому, что они не запустили и не запустили приложение для собраний. Все это и многое другое может сделать ваши виртуальные встречи неэффективными. Имея это в виду, важно иметь план Б. Альтернативный план может включать в себя резервное копирование в Интернете, если вы проводите виртуальную встречу из места, где возникают сбои и сбои в обслуживании. Если проблема с предпочтительным приложением для виртуальных собраний, рассмотрите возможность создания альтернативной ссылки на собрание. Кроме того, подготовьте резервную телефонную линию для аудио, чтобы дополнить звук на тот случай, если аудиосвязь будет искажена.

6. Вовлекайте участников

Стало очевидным, что вовлечение участников постоянно становится одной из главных проблем в проведении эффективных удаленных совещаний. К счастью, есть бесконечные предложения и советы по решению этой проблемы. Он включает в себя назначение каждому участнику роли, которую он будет играть на собрании. Поощрение здоровых дискуссий чаще, задавая вопросы и прося комментарии, является одним из увлекательных взаимодействий, которые делают встречу живой.

Вывод

С точки зрения бизнеса виртуальные встречи, как личные, так и профессиональные, все чаще становятся нормой дня. Поскольку большинство людей используют удаленные собрания как экономичный метод для достижения множества целей, включая обучение, вебинары и конференции, крайне важно убедиться, что эффективное онлайн-общение не жертвуется ради экономии. Хотя виртуальные встречи не полностью заменят необходимость встречаться лично, они повысили продуктивность бизнеса благодаря удобству и простоте внедрения. Благодаря приведенному выше списку советов по проведению эффективных виртуальных встреч проблемы, часто возникающие при проведении таких встреч, уменьшатся, и процесс станет беспрепятственным.