Контрольный список рекомендаций по проведению виртуальных совещаний
Ключом к любому успешному бизнесу является общение. В прошлом это была очень чувствительная тема, и людям приходилось идти на реальные жертвы, чтобы взаимодействовать со своей командой. В наше время технический прогресс значительно упростил задачу. Имея только устройство, специальную программу и хорошее подключение к Интернету, мы можем проводить встречи с нашей командой в режиме реального времени, независимо от их фактического местоположения.
Виртуальная встреча — очень эффективная форма общения, поскольку все участники получают к ней удаленный доступ, фактически не присутствуя в одном и том же месте. Многие предприниматели увидели преимущества виртуальных встреч и стали использовать их как метод общения по умолчанию. Тем не менее, виртуальная встреча, как и любая другая форма встречи, зависит от ряда факторов. В случае применения эти факторы обеспечат успех собрания, и каждый присутствующий полностью поймет его цель.
Ниже мы представим лучшие практики виртуальных собраний и дадим вам понять, как их улучшить.
1) Планируйте свою повестку дня
Основная цель виртуальной встречи — сэкономить время. С ним вам не придется собирать всю команду в определенном месте, а подключиться к ним можно за считанные секунды. Тем не менее, если вы хотите еще больше сэкономить время и провести успешную встречу, рекомендуется подготовить основные темы встречи до ее начала. Очень хороший подход — разбить общую встречу на несколько небольших встреч и поставить перед каждой из них цель. Выберите определенную тему и цель для любой из этих встреч и обязательно придерживайтесь их. Если у вас плотный график, обязательно установите погрешность, потому что на некоторые темы может потребоваться больше времени, чем вы планировали.
2) Используйте все доступные инструменты
Одна из лучших практик виртуальных командных встреч — это то, что у вас есть множество доступных инструментов. Благодаря хорошо разработанному программному обеспечению, такому как ezTalks Cloud Meeting, у вас есть доступ к широкому списку функций, которые улучшат качество вашей встречи. Не торопитесь и научитесь осваивать их все, потому что они значительно облегчат вашу работу. Например, ezTalks Cloud Meeting имеет очень профессиональную бесплатную функцию совместного использования экрана , которая позволяет вам отображать живые графики, таблицы или любые другие формы визуальных материалов. Это может повлиять на исход встречи и может сделать участников более вовлеченными и более осведомленными в обсуждаемых темах.
3) Держите участников вовлеченными
Несмотря на физическую встречу, виртуальная встреча может заставить участников чувствовать себя слишком комфортно и заставить их потерять концентрацию. Однако этот вопрос можно легко решить, и вы можете провести лучшую виртуальную встречу. Для начала вы должны попросить всех присутствующих не отвлекаться ни на что и полностью сосредоточиться на собрании. Многие члены команды склонны к многозадачности, считая, что они могут уделить внимание и совещанию. Это совершенно непродуктивно, и вы должны попросить их прекратить это делать. Разбить встречу на несколько частей тоже полезно, но этого недостаточно. Для достижения наилучших результатов рекомендуется сочетать презентацию с частью вопросов и ответов, а почему бы и нет, с некоторыми интерактивными действиями.
4) Подготовьте участников
Если вы хотите освоить передовой опыт встреч виртуальных команд, вы должны понять одну вещь. Как фасилитатор этой виртуальной встречи, вы обязаны подготовить своих участников и проинформировать их о ходе вашей будущей встречи. Вы можете потратить пять минут до встречи, чтобы сделать это. Просто объясните им основные правила, чего вы хотите достичь во время этой встречи и дайте дополнительные инструкции. Обычно вы должны попросить всех присутствующих включить микрофоны, включить камеры и проверить интернет-соединение. Кроме того, вы должны установить временные рамки для встречи и придерживаться их. Если вас беспокоят эти аспекты, вы должны знать, что хорошо разработанная программа для видеоконференций , такая как ezTalks Cloud Meeting, выигрывает от функции «Записать эту встречу» и даже опции «Время». Таким образом, участники могут просмотреть встречу на случай возникновения недопонимания, и вам не придется беспокоиться о том, что встреча продлится слишком долго.
5) вдохновлять
Это золотое правило, когда мы говорим о лучших практиках виртуальных встреч. Как фасилитатор встречи, вы обязаны вдохновлять участников и заставлять их чувствовать вашу преданность делу, даже если вы находитесь далеко от них. Покажите им, что вы верите в них и цените все их идеи. Таким образом, они будут более активными, более вовлеченными и будут больше взаимодействовать. Если некоторые участники достигли своих целей, обязательно упомяните об этом и похвалите их перед всей командой. Это повысит их уверенность и сделает их еще более преданными. Сделайте это, и участники будут с нетерпением ждать следующей встречи.
Вывод
Виртуальные встречи могут быть даже более эффективными, чем физические встречи, если вы будете следовать этим методам. Если вы никогда не делали этого раньше, вы можете использовать лучшее бесплатное программное обеспечение для виртуальных встреч и попробовать его. Вы будете удивлены, увидев, что ваша команда любит этот метод взаимодействия. В конце концов, результаты этих встреч будут отражены в результатах вашей компании.