Телеконференция в реальной жизни

С каждым годом корпорации увеличиваются в размерах и распространяются все больше и больше. Поскольку сотрудники определенной компании могут находиться далеко друг от друга, собрать всех вместе в одной комнате для важных встреч не всегда возможно. Вот почему телеконференции стали так популярны сегодня. С помощью телеконференций компании могут организовывать встречи, демонстрации, семинары и брифинги для клиентов в режиме онлайн или с помощью телефона без необходимости физического присутствия человека.

Что такое телеконференция в реальной жизни?

Телеконференция — это, по сути, встреча нескольких человек, которые не присутствуют в одном и том же месте, с помощью электронной связи. Участники встречи могут находиться в разных уголках страны или даже в одном городе. Конференция может быть односторонним сеансом, в котором нужно просто присутствовать разным людям, или может быть интерактивным сеансом. Иногда может быть задействовано всего три-пять человек, иногда от 30 до 35, а может и сотни. Телеконференции — это идеальный способ собрать вместе людей, находящихся на расстоянии, для работы без необходимости путешествовать.

Существует три типа телеконференций: только голос (конференц-связь), голос и видео (видеоконференция) и веб-конференция. Конференц-связь включает только двух или более участников и обычно требует только телефона, хотя можно использовать телефон с громкой связью, если на сайте присутствует более двух человек.

В видеоконференции две или более групп людей, находящихся в разных местах, взаимодействуют друг с другом посредством видеовызова или могут просто просматривать презентацию, а затем давать свои ответы. Для такого рода телеконференций необходим прямой эфир с подключенными видеокамерами и микрофонами.

Компьютерная конференция очень похожа на видеоконференцию, в которой большие группы людей взаимодействуют друг с другом и могут иметь визуальный и звуковой контакт. В этом случае для передачи видео используется высокоскоростное подключение к Интернету, экраны компьютеров и хорошее облачное программное обеспечение для видеоконференций, такое как ezTalks Meetings .

Как провести телеконференцию в реальной жизни

Давайте теперь рассмотрим пошаговый процесс организации идеальной телеконференции.

1. Определите время и дату

Первое и самое главное, что вам нужно сделать, это определиться с датой и временем проведения конференции, сообщить об этом участникам, а также сообщить им о ролях, которые им предстоит сыграть. Не забудьте отправить им напоминание за день до встречи.

2. Определите оборудование, которое вы будете использовать

Использование правильного оборудования очень важно, если вы хотите провести успешную конференцию в реальной жизни, так как от этого зависит успех или провал конференции. Как уже было сказано, если вы планируете организовать простую телефонную конференцию, то вам как раз понадобится телефон, возможно, с колонками. Для видеоконференции вам понадобится телевизор в прямом эфире с подключенными микрофонами и видеокамерами, а для веб-конференции вам потребуется хорошее подключение к Интернету, экраны компьютеров и хорошее программное обеспечение для видеоконференций.

3. Планируйте повестку дня

Желательно за день до телеконференции направить повестку дня каждому участнику. Вы должны четко указать в повестке дня роль различных участников. Это поможет всем правильно подготовиться к конференции. Это также поможет встрече быть четкой и точной, а не длинной и скучной. Время – деньги, и вы, конечно же, не хотели бы тратить его впустую, не будучи готовым.

4. Не позволяйте вещам блуждать

На телеконференции легко уйти, потому что это собрание многих людей, которые, возможно, даже не разговаривали много друг с другом. Итак, ведущий конференции должен следить за соблюдением повестки дня, и если возникнут какие-то вопросы, не относящиеся к повестке дня, их можно сохранить для будущей конференции.

Вот так можно организовать телеконференцию в реальной жизни. Однако даже после окончания конференции у вас есть важная задача — отправить участникам заметки о собрании или подведение итогов конференции. Это поможет им вспомнить, что произошло на собрании, и, таким образом, они запомнят задачу, которую они должны выполнить, как обсуждалось на конференции.